مقدمة في أتمتة المكاتب

1. أدى التطور التكنولوجي إلى انتشار التطبيقات المؤتمتة؛ كالصراف الآلي، وبرامج المراسلات، وماكنات التصوير.
2. وقد تزايد هذا الانتشار بشكل سريع حتى ظهر مفهوم جديد، يُدعى الإدارة الآلية التي تهتم بإنجاز جميع الأعمال بمساعدة معدات آلية، منها: معدات وبرامج معالجة البيانات، على أثر ذلك تطور حقل أكاديمي بالأتمتة.

يُطلق مفهوم الأتمتة على التشغيل الآلي لجهاز ما، كبديل أو مساعد للعنصر البشري في المراقبة، والجهد، واتخاذ القرارات المبرمجة. أما أتمتة المكاتب فيُطلق على جميع الأدوات، والأساليب التقنية المحوسبة التي يتم تطبيقها على الأنشطة المكتبية التي تجعل من الممكن معالجة جمع البيانات المكتوبة والمرئية، ومعالجتها، وجمعها، وتخزينها، وأرشفتها، بطريقة سهلة وسريعة، موفرة للجهد والوقت.

تقسم أتمتة المكاتب إلى عنصرين رئيسيين:

• أولاً: البرمجيات ⁦(Software)⁩

  تختلف حاجة المكاتب برمجياً تبعاً لعملها ووظيفتها، فمنها ما يحتاج إلى برامج معالجة نصوص وجداول إلكترونية، ومنها ما يحتاج إلى برامج خاصة بالتصميم، ومنها ما يجمع بين أكثر من برمجية معاً.

• ثانياً: الأدوات والأجهزة ووسائل الاتصال ⁦(Hardware)⁩

  تتنوع الأجهزة والأدوات المتوفرة واللازمة للمكاتب من أجل أتمتتها تبعاً لطبيعة عمل المكتب، فمنها ما يحتاج إلى جهاز حاسوب وطابعة فقط، بينما تحتاج مكاتب أخرى إلى ماسح ضوئي إضافة إلى ما سبق.

نشاط (١): عناصر أتمتة المكاتب اذكر البرمجيات، والأدوات، والأجهزة المناسبة لأتمتة كلٍّ من المكاتب الآتية:

1. سكرتير المدرسة.
2. مدير المدرسة.
3. جابي الكهرباء في بلدتك.

يُعد أي نظام عبارة عن مجموعة من العناصر المترابطة والمتكاملة مع بعضها لتحقيق هدف معين، والأتمتة مثل أي نظام آخر، ومن أجل تحقيق الهدف المنشود منه يجب أن يمر بمراحل عدة:

1. تغيير القناعات: تتعلق هذه المرحلة بأصحاب المكاتب والعاملين فيها، التي تُعنى بتغيير قناعاتهم وتوجهاتهم إيجابياً نحو نظام الأتمتة في عملهم.
2. التحليل وتحديد الاحتياجات: دراسة واقع مكتب ما، وتحديد احتياجاته من البرامج والأدوات والأجهزة، بالاعتماد على طبيعة الوظائف والأعمال التي يقوم بها.
3. البناء: تبدأ من مرحلة إنشاء المخططات والتصاميم وصولاً إلى نظام متكامل ومترابط.
4. رفع الكفايات البشرية: تدريب العنصر البشري للتعامل مع النظام الجديد.
5. التطبيق والتغذية الراجعة: تحديد ثغرات هذا النظام، من خلال تجربته وتطبيقه من قبل المستخدم له والعاملين عليه بشكل عملي؛ لمعالجتها.
6. التحسين والتعديل: تحسين وتعديل النظام بالرجوع إلى التغذية الراجعة من المستخدمين والعاملين في المرحلة السابقة.
7. النضج: اعتماد هذا النظام بشكله النهائي للاستخدام والتوظيف.
8. التطوير: تطوير النظام بناءً على المستجدات والرؤى المستقبلية.

التغذية الراجعة: هي معلومات تؤخذ من مخرجات النظام من أجل تطويره وزيادة كفاءته.

نشاط (٢): احتياجات أتمتة المكاتب زيارة مكتب مهندسي لتحديد الاحتياجات اللازمة لأتمتته، وإكمال الجدول الآتي:

س١:

• أ. ما المقصود بأتمتة المكاتب؟
• ب. عدد عناصر أتمتة المكاتب، مع توضيح الفرق بينها.

س٢- يمر بناء أي نظام أتمتة بمراحل عدة، منها:

• أ. مرحلة رفع الكفايات البشرية.
• ب. مرحلة التحسين والتعديل.

• ما المقصود بكل من المراحل السابقة؟
• أي المراحل السابقة تسبق الأخرى؟
• ما عدد مراحل بناء نظام الأتمتة؟

س٣- اذكر البرمجيات، والأدوات، والأجهزة المناسبة لمكتب المرشد التربوي في مدرستك، من خلال إكمال الجدول الآتي: