الدرس ٢: أتمتة المكاتب برمجياً
- يتميز الحاسوب بقدرته على حفظ واسترجاع البيانات، وكذلك إجراء العمليات الحسابية المعقدة.
- ويمكن الاستفادة من هذه الميزات في تيسير الأعمال الإدارية، وتخفيف الأعباء عن الموظف في مكتبه، ففي المؤسسات الكبيرة تُستخدم الحاسبات ذات الأداء العالي، ونظام شبكي محلي، مع برمجيات متقدمة للإدارة تُعرف بنُظم المعلومات الإدارية؛ للتعامل مع البيانات والملفات الإدارية، كشؤون الطلبة، والميزانية، كما تُستخدم نظم مساعدة للإدارة تُعرف بنظم دعم القرارات، التي تُساعد الإدارة العليا لأي مؤسسة في سرعة اتخاذ القرارات المناسبة لها، في هذا الدرس سيتم دراسة الاحتياجات البرمجية الواجب توفرها في المكاتب بشكل عام من أجل أتمتة تلك المكاتب.
البريد الإلكتروني
- بروتوكول إرسال البريد البسيط SMTP (Simple Message Transfer Protocol).
- بروتوكولات استقبال البريد الإلكتروني POP3، IMAP.
تنظيم البريد الإلكتروني
- البريد الوارد: حيث تصل الرسائل الواردة.
- علبة الصادر: البريد قيد الإرسال. (خاص ببرمجية الأوتلوك).
- البريد المرسل: البريد الذي تم إرساله.
- بريد غير مهم: حيث تصل الرسائل المزعجة، أو غير الموثوقة.
- مسوّدات: الحفظ المؤقت للرسائل المراد التعديل عليها لإرسالها لاحقاً.
تخزين البيانات وأرشفتها.
- أدوات التخزين الشائعة.
- خادم الملفات: تقوم الشركة بإنشائه، وتخصص ملف لكل موظف، وملف عام للشركة، ويمكن أن يثبت عن طريق MapDrive، ليكون قرصاً وهمياً على الجهاز.
- التخزين السحابي: الاحتفاظ بالبيانات وإدارتها عن بُعد، وإتاحتها للمستخدمين عبر شبكة (عادة الإنترنت)، حيث يدفع المستخدمون أموالاً لتخزين البيانات السحابية الخاصة بهم إذا كانوا ممن يمثلون شركات، أو مؤسسات أو أفراد.
أمن المعلومات المكتبية
- أهمية أمن البيانات: يعد أمن البيانات أمراً بالغ الأهمية لجميع المجالات العسكرية، والأكاديمية والطبية، والأعمال التجارية وغيرها، وينبغي أن تشمل جميع البيانات الجديدة والقائمة لضمان سلامة البيانات من الضياع من جانب، وعدم الوصول غير المصرح به لها من جانب آخر.
- التخطيط للمستقبل: إعداد خطة لمراجعة حالة أمن البيانات وآليات الوصول إليها، ومعالجتها وتخزينها بأمان، وكيفية التعامل في حالة فقدان البيانات أو اختراقها، إضافة إلى أرشفة البيانات غير الضرورية.
- مستوى الحماية: تكمن الخطوة الأولى في تأمين البيانات بمعرفة مستويات الحماية المطلوبة للحفاظ على البيانات على حد سواء، سرية وآمنة من الضياع.
- مستوى البيانات: تحديد درجة أهمية البيانات إضافة إلى مدى التعامل معها، حيث إن منها ما يلزم للتعامل به في كل وقت، بينما يمكن أرشفة غير الضروري منها للرجوع إليه وقت الحاجة.
- الأمن المادي للبيانات: وهي الطريقة المثلى لحماية البيانات، والتي يتم من خلالها تشفير البيانات، ووضع كلمة سر للمستندات، أو لأدوات التخزين، ويعد (Bit locker) من الأدوات الشائع استخدامها لتشفير البيانات حالياً والمضمنة في بعض إصدارات نظم التشغيل.