نتاج التعلم ب: فهم كيفية استفادة المؤسسات من البيانات والمعلومات

ماذا تفعل المؤسسات ببياناتك؟

هل فكرت يوما في ما تفعله المؤسسة بالبيانات التي تجمعها عنك؟

• أهمية الفهم: فهم كيفية استخدام المؤسسات لبياناتنا ومعلوماتنا أمر مهم، فعند زيارة موقع يُطلب منا قبول ملفات تعريف الارتباط.
• دراسة الصين: في أواخر عام 2019 فرضت متطلبات إلزامية لتعرّف الوجه على جميع مستخدمي الهواتف المحمولة.
• الكاميرات: تزيد استخدام كاميرات ⁦CCTV⁩ بمعدل كاميرا واحدة لكل شخصين بحلول منتصف عام 2020.
• الائتمان الاجتماعي: منذ عام 2018 يُراقب سلوك المواطنين بكاميرات الشوارع، وتُجمع البيانات وتُحلّل لإعداد تقرير عن السلوك الجيد أو السيئ.
• مثال: مساعدة شخص مسن على عبور الشارع تزيد درجة الائتمان الاجتماعي، وإلقاء القمامة قد يخفضها.

البيانات تتحول إلى معلومات تُتخذ بها القرارات

• البيانات: مصطلح بيانات صيغة الجمع لكلمة بيان، وبيانات الحاسوب معلومات يمكن تخزينها واستخدامها بواسطة برنامج حاسوب.
• ليست أرقامًا فحسب: يمكن أن تظهر البيانات الأولية في أشكال متعددة، مثل الصور أو المعلومات الصوتية أو الملاحظات.
• المعالجة: معالجة البيانات الخام وتنظيمها بطريقة مفيدة توفر معلومات يمكن استخدامها لاتخاذ القرارات.
• الاعتماد: تعتمد المؤسسات على جمع البيانات واستخدامها للتخطيط لإستراتيجية الأعمال والعمليات التشغيلية.
• مشروعك التجاري: ستحتاج إلى فكرة مستمدة من بيانات جمعتها وحللتها، وإلى معرفة ما يفعله منافسوك وما الذي سيقبله السوق.

ما الذي يحوّل البيانات الخام إلى معلومات؟

العلاقة بين البيانات والمعلومات

• العلاقة المتبادلة: يجب معالجة بيانات الحاسوب لكي يكون للبيانات معنى، والمعالجة تنتج المعلومات، وكيفية المعالجة تؤثر في المعلومات المنتجة.
• مثال: مدير المبيعات يستخدم معلومات تحليلات المبيعات الشهرية لقرارات المنتجات الجديدة، والمدير الإداري يعالج البيانات الأولية نفسها لقرارات أداء المؤسسة.
• الحجم: في الشركات الصغيرة قد يُنفّذ شخص واحد العملية بأكملها، وكلما كبرت المؤسسة زادت احتمالية توظيف موظفين لجمع البيانات والتحليل.
• الحاسوب والإنسان: أجهزة الحاسوب ذات قيمة لا تقدر بثمن في معالجة كميات هائلة من البيانات، لكن البشر هم الذين يفسرون النتائج.

مستويات القرار: استراتيجي وإداري وتشغيلي

• المستوى الاستراتيجي: التخطيط عالي المستوى لتقديم أهداف المؤسسة ورؤيتها، ويحتاج المديرون والقادة إلى الحقائق لاتخاذ القرارات.
• مصادر الحقائق: نتائج معالجة البيانات، كالأسواق المتغيرة وتأثير مكاتب جديدة والاتجاهات العالمية والوطنية والتقنيات الناشئة والسياسة العالمية.
• مستوى الإدارة: تركز معالجة البيانات على الأنشطة التشغيلية: بيانات العملاء والموظفين والموردين والأداء المالي.
• أمثلة: تفضيلات العملاء عند التسوق أو المواسم التي يكون فيها إنفاقهم أعلى أو أقل، والحضور والمرض والتخطيط للإجازة السنوية للموظفين، والتدفق النقدي والأجور والأرباح والخسائر
• المستوى التشغيلي: الإدارة اليومية للأعمال، فتلزم الموارد المتاحة، ومستويات المخزون، وأرقام العملاء، والتدفق النقدي لمتابعة المدفوعات.

• الشركات الصغيرة: تعتمد على البرامج المتاحة بشكل عام مثل مايكروسوفت اكسل ووورد وأكسس، وحزم محاسبة وإدارة مشاريع مثل ⁦QuickBooks⁩ أو ⁦Harvest⁩ أو ⁦Trello⁩، وغالبًا مستوى أولي مجاني أو رمزي.
• المؤسسات الكبيرة: تستثمر في برامج متخصصة مثل أنظمة علاقات العملاء وبرامج الإدارة.
• نظام "في الوقت المحدد" ⁦(JIT)⁩: غرضه تقليل أوقات الإنتاج وتحقيق التكامل مع العملاء والموردين، ويُصمَّم أساسيًا في جداول بيانات بصيغ دقيقة لمعلومات دقيقة.

البيانات تحدد الحل المناسب

• فكرتك الناشئة: ستحتاج إلى التكنولوجيا للبدء وإدارة عملك، وتجمع معلومات السوق من مصادر مختلفة وليس الإنترنت فقط.
• المصادر: يجب التحقق منها للتأكد من موثوقيتها وتسجيلها، ربما في جدول بيانات، وقاعدة بيانات أساسية بحزمة جداول بيانات، والأعقد بحزم قواعد البيانات.
• الحل المناسب: تُستخدم المعلومات لتحديد حل تكنولوجيا المعلومات الأنسب، ومع نمو المؤسسة تستثمر في أنظمة متاحة بسهولة مثل ⁦SAP⁩ أو نظام مخصص.
• الحجم والتعقيد: حل بسيط يلبي المتطلبات الأولية لشركة صغيرة أو تاجر وحيد، وكلما كبرت المؤسسة زاد التعقيد بالجمع بين الأنظمة الأساسية والبرامج المتخصصة.

كيف تختلف احتياجات المؤسسات؟

• التباين: تختلف الاحتياجات من البيانات والمعلومات على مستويات مختلفة داخل المؤسسة.
• القطاع ونوع المؤسسة: تحتاج الخدمة الصحية إلى إدارة سجلات المرضى وأمراضهم وعلاجاتهم، إضافة إلى الموردين والموظفين والمباني والمعدات.
• حزم مبسطة: أدخلت شركات البرمجيات حزم حسابات تتبع الدخل والنفقات وتنشئ الحسابات والإقرارات الضريبية تلقائيًا، وحزمًا لإدارة المبيعات ومراقبة المخزون دون تطوير حزم مخصصة.

• الخدمات والمنتجات: احتياجات الشركة المصنعة للسيارات تختلف عن صالون التجميل المحلي، لأن أحدهما ينتج منتجات والآخر يقدم خدمة، والاستثمار أكبر بكثير للسيارات.
• أهداف المنظمة: تقيس نجاحها بالمعلومات الناتجة عن البيانات، وتُتفق الأهداف على المستوى الإستراتيجي مع المراحل الرئيسة، وتواريخ مستهدفة قبل الشروع للقياس بدقة.
• احتياجات العميل: تُستمد البيانات من تعقيبات العملاء وآرائهم والشكاوى والمجاملات والمبيعات، وإذا استُخدمت بدقة غيّرت المؤسسات ممارساتها بحسب ما يريده عملاؤها.
• المهام اليومية: التكنولوجيا موجودة بشكل سري في أجهزة كثيرة، وبطاقات الولاء تجمع بيانات إنفاق العملاء وتفضيلاتهم، فتستهدفهم محلات السوبر ماركت بالعروض.
• استمرار الخدمة: مثال كوكا كولا في أواخر عام 2012 عندما اجتاحت اتصالات العملاء الشركة بعد إعلان تغيير الوصفة، بأربعة أضعاف المعتاد، فتراجعت وعادت إلى تركيبتها الأصلية.

• أمثلة أخرى: في منتصف 2018 استجابت كوكا كولا لتهديدات بمقاطعة مبيعاتها بعد تغيير مكونات مشروب ⁦Mazoe⁩.
• الفينيل: بحلول 2019 كان متوقعًا أن تتجاوز مبيعاتها الأقراص المدمجة ⁦(CD)⁩ لأول مرة منذ 1986، فأعلنت باناسونيك في 2018 إحياء مشغل الأسطوانات.
• التحسينات: لتحافظ المؤسسة على شعبيتها في السوق يتعين عليها السعي باستمرار لإدخالها.
• السياسات: يجب أن يكون لدى كل مؤسسة مهما كانت صغيرة سياسات وإجراءات لتحديد كيفية عمل موظفيها ضمن قواعدها ولوائحها.
• التغييرات القانونية: مواكبتها صعبة، ويفيد الاشتراك في تنبيهات الإنترنت والمواجز من المواقع الحكومية وإسناد المسؤولية إلى موظفين رئيسين.
• التواصل: أسرع بالتكنولوجيا، وتعتمد المؤسسات على تعقيبات العملاء لطرق الاتصال المفضلة، وفي بعض البلدان كالمملكة المتحدة مشاركة البيانات مع آخرين غير معروفين مخالفة للقانون دون إذن الفرد.
• المهام التشغيلية: تخطيط ممارسات الأعمال يعتمد على بيانات السوق والأهداف التنظيمية، كالعمل بالمناوبة والنسخ الاحتياطي الروتيني والحسابات المحاسبية، وأدوات التخطيط تعتمد على النجاحات السابقة والدروس المستفادة.

مصدر البيانات ومجموعتها: خمس خصائص

• مثال: في قاعدة بيانات يتضمن كل عمود وصف فيها متغيرًا مختلفًا ومحددًا، وقد تجمع مجموعات البيانات مشتريات العملاء الفردية والمنتجات والأسعار والأطر الزمنية.
• المتطلبات: تتطلب المؤسسات المختلفة مصادر بيانات ومجموعات بيانات مختلفة، وتؤثر في متطلباتها العوامل الآتية.
• الحجم: كمية البيانات التي أُنشئت، وبالنسبة للمنظمات الدولية مثل الإنتربول والصندوق العالمي للحياة البرية ⁦(WWF)⁩ الكم لا يمكن تصوره.
• السرعة: سرعة توليد البيانات، فأي عنصر يصبح قديمًا لحظة استلامه، وسرعة تلقيه ومعالجته تفرق بين مؤسسة تزدهر أو تنهار.
• التنوع: خليط البيانات المراد معالجتها، فالتنوع المحدود يؤدي إلى نتائج محدودة أو غير دقيقة، كإعلانات النسبة المئوية للمستخدمين، فاقرأ النص بخط صغير لعدد المشاركين.
• الصدق: جودة البيانات وموثوقيتها، كمصدر أولي أو ثانوي أو ثالثي (تفسير شخص آخر) أو إشاعات، فاختر المصدر المباشر حيثما أمكن، ولا يُعتمد دائمًا على ويكيبيديا.
• القيمة: القيمة المالية والتشغيلية للبيانات، فالمؤسسة بحاجة إلى بيانات ذات صلة تضيف قيمة إلى عملياتها، فقد يكون تحسين منتج معين أكثر فعالية من حيث التكلفة من اختراع منتج جديد بالكامل.

ما خصائص البيانات التي تؤثر في متطلبات المؤسسة من مصادر البيانات؟

المجتمعات عبر الإنترنت: أنواعها

• الانتماء: من المحتمل جدًا أنك تنتمي إلى مجتمع واحد على الأقل عبر الإنترنت، وستتعرف ميزاتها وآثار استخدامها لتوليد البيانات والمعلومات ومشاركتها والوصول إليها.
• الوصول: مجموعة واسعة من الأجهزة الرقمية، مثل الهواتف الذكية ووحدات التحكم في الألعاب والأجهزة اللوحية، تتيح الوصول إلى المجتمعات عبر الإنترنت.
• وسائل التواصل الاجتماعي: الأشهر في العالم فيسبوك ثم إكس (تويتر سابقًا)، وتستخدمهما الإدارات الحكومية ووكالات القطاع العام ومعظم مؤسسات القطاع الخاص.
• العملاء: يلجؤون مباشرة إلى وسائل التواصل للاتصال بالشركات، ومنها لينكد إن وجوجل+، بسبب "التسمية والتشهير".
• المدونات: تشبه المجلات عبر الإنترنت، متاحة للعرض العام ويساهم فيها ويقرأها الملايين، في موضوعات كالإشاعات والهوايات والمقالات الإخبارية.
• مدونات الشركات: لدى مصنعي الحوسبة والبرامج مدونات توفر معلومات عن الاستخدام والبحث والتطوير وللرد على استفسارات العملاء.
• المدونات الصغيرة: منشورات أقصر وتستهلك مساحة تخزينية أقل، وسبب شعبية إكس الوقت الأقصر لمتابعتها كـ"مقتطفات".
• مدونة الفيديو: مدونة في شكل فيديو، وتتخصص بها مواقع مثل ⁦vlog.it⁩، وفي يوتيوب برنامج شريك يسمح بجني الأموال.

• الويكي: موقع أو قاعدة بيانات يسهم فيها مجتمع من المستخدمين لإضافة محتوى بشأن موضوع معين.
• الموثوقية: يمكن لأي شخص إضافة منشورات الويكي أو تحريرها، فلا يُفترض أن المعلومات موثوقة أو حديثة أو دقيقة؛ وأشهرها ويكيبيديا التي تشجع مراقبة الجودة بتوفير مصادر أصلية.
• غرف الدردشة: بديل لمكالمة فيديو، تتيح عقد الاجتماعات الافتراضية أو الشبكات الاجتماعية بغض النظر عن المكان وعدد الأفراد، مثل جوجل هانغوتس.
• المخاطر: تكون أحيانًا أماكن غير ودية، وأُفيد عن استخدامها لاستهداف الأطفال وللتنمر والتصيد، خاصة عندما تكون خاصة أو غير مراقبة.
• المراسلة الفورية: عبر تطبيق مثل فيسبوك ماسنجر أو سكايب أو واتساب، وأصبحت الرسائل النصية أسلوب حياة للمتعة أو العمل.
• الاستخدام: بعض العيادات والمستشفيات تستخدمها لتذكير المرضى بالمواعيد، وعادةً مجانية على عكس الرسائل النصية التي تكلف بضعة قروش.
• تطبيقات المراسلة الفورية ⁦(IM)⁩: تتيح التواصل بسرعة وخصوصية وإرسال الصور والملفات، وبدأت تستحوذ على خدمة الرسائل القصيرة ⁦(SMS)⁩.
• البودكاست: وسيلة فعالة جدًا لتوصيل المعلومات الصوتية كبديل للنص أو بالإضافة إليه، وتتيح الوصول لشخص يعاني إعاقة بصرية.
• الاستخدام: يمكن تنزيل ملفات البودكاست على الأجهزة الرقمية، مثل الهاتف الذكي، بحيث يمكن الاستماع إليها في أوقات أكثر ملاءمة، ومن مواقعها ⁦Podomatic⁩ و⁦Podbean⁩
• المنتدى: المكان الذي يُدعى فيه الأفراد للمشاركة في المناقشة حول موضوع يتشاركون فيه مصلحة خاصة، ويساهم كل عضو بتعليقاته وآرائه لتُقرأ لاحقًا.
• ليس فوريًا: التفاعل في المنتدى لا يتم في الوقت الفعلي كغرفة الدردشة، وترتيب التفاعلات صعب وقد يفقد مسار المحادثات.
• منتديات الطلاب: قد تكون جزءًا من الإنترانت أو الإكسترانت باستخدام ⁦Moodle⁩، ومن مواقع المنتدى ⁦Yuku⁩ والمنتدى الاجتماعي.

• شركاء يوتيوب: للمعلومات ⁦www.support.google.com⁩.

تبعات المجتمعات: تجربة المستخدم والتكلفة والأمان

• المسؤولية: يجب أن تُستخدم المجتمعات عبر الإنترنت بمسؤولية لتحقيق فوائد كبيرة للمستخدمين، ولها تبعات.
• سهولة الاستخدام: معظمها سهل الاستخدام، فيبقى المستخدمون أعضاء ويكوّنون صداقات بسهولة، و"الضغط أكثر من مرة" مزعج لكنه يتيح وقتًا للتفكير قبل نشر شيء لا يمكن التراجع عنه.
• الأداء: يعتمد على اتصال الإنترنت وحمل الخادم وقدرته، وعلى بساطة ومرونة التنفيذ والاستخدام.
• موودل: مزيد من المعلومات على ⁦https⁩://⁦moodle.org⁩.
• الإتاحة: يمكن تقييدها (مجموعات مغلقة مثل خريجي كلية معينة) أو توسيعها، وتستخدم للبحث عن الأصدقاء أو الأقارب المفقودين أو جذب أعمال جديدة أو الحصول على المشورة.
• إمكانية الوصول: توفر لمن يعانون صعوبات الحركة الرفقة والمعلومات والأخبار، وتمكّن التقنيات المعينة، مثل برامج تعرّف الكلام وأجهزة الإشارة الإلكترونية، من لا يستطيعون استخدام لوحة المفاتيح والماوس.
• تلبية الاحتياجات: توفر المجتمعات عبر الإنترنت فوائد، مثل تلبية احتياجات الأفراد الذين قد يكونون معزولين، أو وحيدين، أو يبحثون عن معلومات، وهناك آثار مترتبة على ذلك
• ليس كل فرد لديه إمكانية الوصول إلى التكنولوجيا أو الإنترنت
• قد لا يتمكن من يعانون صعوبات أو إعاقات شديدة من التفاعل الكامل
• صعوبات برامج تعرّف الكلام في تفسير اللغات واللغات العامية، ومنها برنامج دراجون ⁦Dragon⁩
• التكلفة: تنفيذ مجتمع يحتاج إلى قدر من التكلفة، والدخول مجاني بفضل عائد الشركات التي تروج منتجاتها، لكن الإعلانات قد تدفعك لشراء ما لا تحتاجه.
• الحاجة النفسية: يشعر بعض المستخدمين بحاجة نفسية للتواصل مع المجتمع فيحتاجون إلى شبكة أفضل، مثل ⁦4G⁩.
• الخصوصية: انفتاح الإنترنت وانتشار المحتالين يجعله خطيرًا، وسرقة الهوية والاحتيال شائعان، فتوخَّ الحذر بشأن بياناتك والمواقع التي تزورها.
• مواقع موثوقة: مثل ⁦Skype⁩ و⁦WhatsApp⁩ و⁦Google⁩ تسعى لتقديم خدمة أكثر خصوصية وأمانًا.
• الأمان: لا يمكنك أبدًا التأكد تمامًا من أن اتصالاتك عبر الإنترنت آمنة، ويجب أن تظل حذرًا، فهناك من هم أقل مسؤولية وعديمو الضمير سيستغلون المستهترين أو الضعفاء
• المحتوى غير اللائق: بمجرد نشره يفوت أوان التراجع، ويبحث أصحاب العمل المحتملون عن حسابات المتقدمين لمعرفة شخصيتهم وقد لا يوظفونهم.
• التقنيات المساعدة: صفحات تيسير الوصول من ⁦Microsoft⁩ على ⁦www.microsoft.com⁩.

المجتمعات عبر الإنترنت والمؤسسات: تجربة الموظف والعميل

• آفاق واسعة: تساعد المجتمعات الشركات على البحث عن الموردين والأسواق، وبيع المنتجات أو الخدمات، وتوسيع عملياتها في نطاق أوسع من أي وقت.
• تجربة مختلفة: يتمتع الموظفون والعملاء بتجربة مختلفة تمامًا عن قبل عشر سنوات، بسبب استخدام المجتمعات عبر الإنترنت في الأعمال.
• سهولة الاستخدام: تضع ضغطًا على المؤسسات لتكون سهلة الاستخدام و"حديثة" كمنافسيها، وهي معركة لا تنتهي وقد تكون مكلفة، ويشتري العملاء دون مغادرة منازلهم.
• الموظفون: يعملون عن بُعد أو في أوقات مرنة لتلبية عملاء في أي مكان في العالم.
• الأداء: تعطل الإنترنت يقطع التواصل مع العملاء في مراحل حاسمة، وقد تُرسَل رسالة بريد إلكتروني غير منقحة عن طريق الخطأ، بعواقب وخيمة.
• الإتاحة: تتوقع شركات كثيرة أن يكون الموظفون متاحين خارج ساعات العمل، ويتوقع المستهلكون الرد بسرعة على مدار الساعة، فقد تضطر المؤسسات إلى نظام مناوبة.
• التكلفة: تبدو الشركة متاحة طوال أيام الأسبوع دون تكلفة فتح متجر أو استئجار مبنى، وقد تستخدم عمالة خارجية بتكلفة أقل لفترات الليل.
• إمكانية الوصول: للموظف فرص للتواصل خارج ساعات العمل، لكن المؤسسات التي تعمل عبر الإنترنت فقط تقتصر خدماتها على من لديهم الاتصال بالإنترنت والمهارات، ويحبط غير الملمين بالتكنولوجيا
• التقنيات المعينة: يمكن لأصحاب العمل توفيرها لأي موظف من ذوي الإعاقة لتسهيل قدرتهم على العمل وتوفير فرص متساوية.
• مثال: بنك باركليز درّب موظفين "النسور الرقمية" ليكونوا دعاة رقميين يساعدون المجتمعات والعملاء والأطفال والشركات، ومنها فعالية تي آند تيك ⁦(Tea and Teach)⁩.
• احتياجات العملاء: يحتاجون إلى مرونة أكبر في الشراء والإرسال إلى منازلهم والإعادة بسهولة، وأصبحوا أكثر تمييزًا فواجهت الشركات منافسة أكبر.
• التنافس: تسعى المؤسسات جاهدة إلى الحفاظ على حصتها السوقية بطرق إبداعية، ويمكن للعملاء المقارنة بسهولة، وقد تظهر المواقع في أعلى النتائج نتيجة دفعها أموالاً
• الإتاحة: للعملاء ميزة كبيرة بتوفر المتاجر على مدار الساعة والوصول الفوري إلى الأسواق العالمية، ويُتوقع من خدمة العملاء الرد على الاستفسارات فورًا.

• التكاليف: العمل عبر الإنترنت قد يوفر في التكلفة ويوسع النطاق، لكنه يزيد المنافسة فتنخفض الأسعار، فتحاول الشركات خفض التكاليف وزيادة الإنتاجية.
• التواجد الاجتماعي: لا يخلو من التكاليف: رواتب الموظفين للرد على العملاء وتحديث التواجد، وتكلفة تعزيز مكانة الشركة.
• الإعلان المدفوع: تتيح وسائل التواصل استهداف فئات محددة (مثل المراهقين بين 16 و19 عامًا) في منطقة جغرافية ممن أظهروا اهتمامًا بنشاط معين، فيرتفع احتمال عائد استثمار مجدٍ.
• التنفيذ: يستغرق المجتمع عبر الإنترنت وقتًا، ويمكن أن تحدث تأخيرات في كل مرحلة من مراحل الإعداد.
• الجداول الزمنية: قد تستغرق مراحل التخطيط وقتًا أطول بكثير من المتوقع لتحويل الفكرة إلى إجراءات ونصوص وصور تُربط بالبيانات خلف صفحات الويب.
• الاختبار: يخضع المجتمع للاختبار في أثناء التنفيذ، في مراحل عديدة، ويشمل العديد من المستخدمين المختلفين.
• الاستبدال أو التكامل: عند حلول مجتمع محل قائم قد يمانع المستخدمون التغيير، وقد تؤدي مدة التعطل إلى فقدان المستخدمين لصالح مجتمعات أخرى، والتكامل الكامل قد يسبب مشكلات أكبر.
• الأسباب: الروابط بين النظامين التي أُهملت تحتاج إلى التغيير، وارتباك أكبر للمستخدمين الحاليين، ولا يُعالج المجتمع أو يُطوَّر بشكل كاف لتوسيع ميزاته.
• الإنتاجية: يجب أن يوفر المجتمع الجديد إنتاجية أكبر بتقديم المزيد من الميزات، وتيسير التفاعل، وتلبية احتياجات المستخدم، وقدر أكبر من الأمان، وفرص أكثر للنشاط بزيادة الشعبية.
• لكن: الميزات الإضافية قد تزيد المخاطر على أمان المعلومات، فيحصل المنافسون على معلومات عن ممارسات الشركة بالوصول إلى موظفيها في غرف الدردشة.
• ممارسات العمل: تعاني المؤسسات من نقص إنتاجية الموظفين نتيجة استخدامهم لمواقع التواصل خلال ساعات العمل، وفقد بعض الأشخاص وظائفهم لأن المنشورات على إكس يمكن رؤيتها للجميع بما في ذلك رئيسهم
• الأمان: سيظل الأمن دائمًا يشكل خطرًا بغض النظر عن مدى تعقيد نظام تكنولوجيا المعلومات، ولدى مجتمعات الإنترنت ذات السمعة الطيبة سياسات أمنية، ويمكن أن تحدث خروقات أمنية دون قصد
• الأرقام: زادت خروقات أمن البيانات بنسبة تفوق 56% في الربع الأول من 2019 مقارنة بعام 2018، والخروقات الأمنية أكبر مساهم في خسارة الأعمال بنسبة 36% من إجمالي التكلفة.
• الأسباب: بعض الخروقات من أخطاء بشرية، لكن القرصنة كانت المسؤولة بشكل أساسي.

دراسة حالة: اختراق سوني

• أبريل 2011: انقطعت شبكة بلايستيشن لسوني بعد اختراق أمني كبير، وتعرضت المعلومات الشخصية لما يصل إلى 77 مليون حساب مستخدم.
• البيانات المعرضة: حسابات المستخدمين وكلمات السر وتفاصيل حوالي 10 ملايين بطاقة ائتمان والأسماء والعناوين البريدية وعناوين البريد الإلكتروني وتواريخ الميلاد.
• المصدر: خادم تطبيقات على شبكة سوني تخفى في عملية شراء فلم تكتشفه أنظمة الأمان الداخلية.
• الأثر: إساءة لسمعة سوني وخطر فقدان العملاء، وتكاليف اشتراكات ممتدة وتنزيلات مجانية محدودة اعتذارًا.
• أواخر 2014: خرق آخر دفع الموظفين إلى رفع دعاوى قضائية لعدم حماية بياناتهم الشخصية، رغم 47,000 سجل فقط، بهدف إيذاء الأشخاص بسرقة هوياتهم لا بياناتهم المالية.
• دروس الاختراق: قد لا تُكتشف الاختراقات لفترات طويلة، ولا يُكشف الهجوم إلا بعد تهديدات أو علامات واضحة على خلل.
• المصادر: يصعب تحديدها، وبعضها مدبّر من المؤسسة نفسها، ومن الطرق التسلل إلى شركة وسرقة بيانات اعتماد شرعية للوصول إلى شبكتها.
• نقاط البيع: بعد دخول المؤسسة يحاول المجرمون الوصول إلى الشبكات الفرعية التي تحتوي على أجهزة نقاط البيع لإصابتها وسرقة تفاصيل بطاقات العملاء.

مصادر البيانات: أولية وثانوية

• الغرض: بعد استكشاف فوائد أنظمة تكنولوجيا المعلومات، ستتعلم استخداماتها ومعالجتها والآثار المترتبة للوصول إلى البيانات والمعلومات في شكل رقمي.
• البيانات الخام: يُشار إلى بيانات المصدر غالبًا بالبيانات الخام، أي غير منقحة وتلزم إجراءات لتصبح معلومات، ولها نوعان: الأولية والثانوية.

• مثال: قائمة بتفاصيل العملاء تُدخل في نظام ⁦CRM⁩ لإنشاء رسالة بريد إلكتروني ترويجية بدمج الأسماء والعناوين.

• المعالجة المسبقة: مرت بالفعل بنوع من عملية معالجة البيانات، ومنها مقالات بحثية وتقارير حكومية وحسابات الصحفيين ومواد مرجعية.

• موثوقية البيانات: لا يمكنك افتراض موثوقية كل ما تسمعه أو تقرأه؛ فمواقع ويكي مثال لعدم الموثوقية، وويكيبيديا تدعو الأفراد إلى توفير مصادر مرجعية للتحقق.
• سجل التدقيق: من المتوقع أن تشير إلى مصادرك، وادعاء ملكية جزء مأخوذ من مصادر أخرى سرقة أدبية، وهي جريمة خطيرة.
• جمع البيانات: يمكن بأشكال عديدة، وربما دون علم الشخص أو موافقته.

طرق جمع الآراء: ملاحظات واستطلاعات واستبيانات

• الملاحظات: طريقة نوعية يراقب فيها الباحثون سلوكيات المستخدمين أو أفعالهم.
• الميزة: توفر معلومات عن السلوك الحالي فقط، لكنها طريقة غير مكلفة ودقيقة للغاية لجمع البيانات السلوكية.
• استطلاعات الرأي: يُسأل فيها الأفراد عن آرائهم، وتجرى عبر الهاتف أو الإنترنت أكثر، وتوفر الوقت والمال للشركات.
• أمثلة: ⁦Feefo⁩ منصة لجمع آراء العملاء، و⁦Trustpilot⁩ تقييمات للشركات، و⁦TripAdvisor⁩ ملاحظات العملاء حول الفنادق والمطاعم.
• القيد: تسعى الشركات لضمان موثوقية البيانات وإلا أُدرجت في القائمة السوداء، وفائدتها محدودة لأن الآراء الفردية شخصية ومتحيزة.
• الاستبيانات: أكثر تنظيمًا من الاستطلاعات، وبياناتها المجمعة أكثر فائدة لقابليتها للقياس الكمي، كتقييم الإجابات من 1 إلى 5.
• الضمانات: بغض النظر عن الطريقة يجب تقديم ضمانات بشأن الغرض من الجمع واستخدام أي بيانات شخصية تحدد هوية الفرد.
• مجموعات التركيز: طريقة مفيدة لجمع المعلومات من أفراد ذوي اهتمامات متشابهة، وتتطلب طرح كل سؤال مرة واحدة فقط.
• القيد: يمكن أن تكون المعلومات التي جُمعت أقل موثوقية عندما تكون الإجابات منحازة بسبب الانتماء أو التضامن مع إحدى الجماعات أو التردد في ذكر التفاصيل
• المقابلات المباشرة: طريقة فعالة للغاية لأنها تفاعلية وتسمح لمجري المقابلة بالسعي للوضوح وفهم دقيق للآراء.
• الصعوبة: إقناع المشاركين بالموافقة، لأنها قد تُعد تدخلاً، ويستخدمها محلل النظم أو المطور لتعرُّف حياة المستخدم العملية وإنتاج نظام ملائم.
• الإعداد: يجب أن يكون القائم بالمقابلة مستعدًا جيدًا ومطلعًا على النتيجة المرجوة.

دقة البيانات: لماذا وكيف؟

• الدقة: إدخال البيانات الدقيقة بالغ الأهمية للعمليات التجارية، ولا يمكن القضاء على الخطأ البشري، فتشمل الإجراءات التحقق من الإدخال وتصمم الأنظمة للتحقق من الصحة.
• قلة التسامح: مع الاعتماد على الحصول على معلومات هائلة بنقرة واحدة أصبحنا أقل تسامحًا عندما لا نحصل على ما نتوقعه.
• إخلاء المسؤولية: مدونات ومواقع مثل ⁦Facebook⁩ تبلغ المستخدمين بأنها لا تتحمل مسؤولية أي أخطاء أو سهو.
• هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل البيانات غير دقيقة. على سبيل المثال:
• إدخال البيانات بإهمال (أخطاء إملائية، عدم دقة)
• بيانات مسموعة أو مقروءة بشكل خاطئ
• التكرار
• تطهير البيانات بشكل غير كاف
• السهو (يجب دائمًا تجنب الثغرات في البيانات)
• مثال: إذا اختلطت عناوين عملاء أمازون ⁦Amazon⁩ أو أُدخلت بشكل غير دقيق فلن يستلم المشترون طلباتهم.
• المخزون الخاطئ: طلب مخزون خاطئ أو بكميات غير صحيحة قد يسبب فقدان العملاء أو تراكم مخزون يصعب بيعه، والبيانات غير الدقيقة عديمة الفائدة.

• طريقتان: لضمان دقة البيانات: التحقق والتأكد من صحة البيانات.
• التحقق: مقارنة البيانات بالمصدر الأصلي للكشف عن الأخطاء أو البيانات غير الدقيقة.
• إدخال مرتين: إدخال البيانات مرتين والمقارنة بين النسختين، تلقائيًا ببرنامج التحقق أو يدويًا سطرًا بسطر.
• التحقق من الصحة: هذه هي العملية التي يجري من خلالها التأكد من صحة ودقة شيء ما، ويمكن تحقيق ذلك من خلال عدد من الطرق أو الجمع بينها
• مراجعة النفس: عند مراجعة عملنا نميل إلى رؤية ما نتوقع لا الأخطاء، فالتحقق من شخص آخر خيار أفضل، وقد نتأكد من معلومات الغير بمصادر أخرى.
• التصحيح التلقائي: تعليمات مبرمجة مسبقًا ربما بماكرو للتحقق من معقولية البيانات، فإذا غطت المعلمات نطاقًا بين 50 و80 وكان الإدخال 95 حُدد خطأً.
• قناع الإدخال: تعرُّف أنواع معينة من البيانات مثل الرمز البريدي، ويمكن رفض الحقول الفارغة كحقل رقم التأمين الوطني الفريد لكل فرد.
• حدّها: التحقق من الصحة لا يضمن عدم الدقة، كالمدقق الإملائي في ⁦Microsoft Word⁩ الذي يقبل رقم هاتف خاطئًا أو كلمة مفقودة.

الفرز والاستعلام وقواعد البيانات

• الفرز: تتيح قواعد البيانات الرقمية استخراج البيانات وفرزها بسهولة، رقميًا وأبجديًا في الاتجاهين، من الأقل إلى الأعلى أو العكس، ومن الألف إلى الياء أو العكس.
• عامل التصفية: يمكن استخراج البيانات بسرعة كبيرة وببساطة باستخدام عامل تصفية، وتُصفّى جميع إدخالات البيانات التي تحتوي على تطابق تام، وينجح في الاستعلامات البسيطة بمعيار واحد
• الأعقد: بنى بأكثر من معيار تتطلب استعلامًا أكثر تعقيدًا وبرنامج برمجة قواعد بيانات متخصصًا، ويمكن إنشاء استعلام باستعلام آخر (استعلام متداخل).

• مثال: قد يقوم استعلام موجود باستجواب قاعدة بيانات للعثور على جميع العملاء الذين أجروا عملية شراء في أغسطس 2016، وقد يُصمَّم استعلام جديد ثم تنقيحه بسؤال عملاء برمنغهام
• الحفظ: يمكن حفظ الاستعلامات، بحيث لا يلزم إعادة إنشاء تلك التي من المحتمل أن تحتاجها مرة أخرى

النمذجة العددية ونمذجة البيانات

• النمذجة: العددية ونمذجة البيانات تُستخدم في هندسة البرمجيات.
• النمذجة العددية: إنتاج نموذج رياضي لتنفيذ إجراءات محددة مسبقًا، مثل العمليات الحسابية في جدول البيانات.
• الاستخدام: يمكن للفرد تصميم نموذج رقمي لحساب شؤونه المالية الشخصية وإدارة ميزانيته، وستستخدم الشركة النمذجة العددية للتنبؤ بالمبيعات وإدارة التدفق النقدي
• الصيغ: النماذج العددية تستخدم الصيغ والمعادلات، ويمكن استخدام النتائج لاستهلاك المدفوعات على فترات زمنية.
• نمذجة البيانات: إنشاء صورة مفاهيمية (نموذج) لمعنى البيانات للمساعدة على النظر في البدائل، ويُنمذج بطريقة معينة لمعرفة معلومات محددة.
• مثال: مؤسستك التعليمية تحتفظ بسجلات لكل طالب: البيانات الشخصية وبرنامج الدراسة والتقدم المحرز والدعم الدراسي.
• التخطيط: تخطيط قاعدة البيانات أكثر أهمية تقريبًا من المنتج النهائي، وتلزم صيانة مستمرة واختبار أولي قبل إدخال البيانات.
• السجلات والحقول: يمكن تخطيطها على الورق، ويسمى كل سطر إدخال سجلاً ويُقسَّم إلى حقول، مثل العنوان والاسم الأول والاسم الأخير واسم/رقم المنزل.
• نوع البيانات: يجب تحديد كل حقل كنوع بيانات معين، على سبيل المثال نص أو الرقم (الأعداد الصحيحة، العملة، الأعداد العشرية)
• المعلمات: يحتاج كل حقل إلى مجموعة المعلمات الخاصة به، على سبيل المثال التنسيق (الأحرف الكبيرة والأحرف الصغيرة والأرقام و/أو الأحرف) والطول (عدد الرموز)

• الكفاءة: أهم ميزات قاعدة البيانات تخزين البيانات بكفاءة وقوة، وتقلل الأكثر فعالية البيانات المتكررة والزائدة، وتُستخدم الاستعلامات للبحث وتقديم البيانات المطلوبة.
• الجداول: تُخزَّن البيانات في أقسام منفصلة (جداول) يمكن ربطها ببعضها، وعلى عكس جدول البيانات المسطح، تعتمد قاعدة البيانات الفعالة على العلاقات مع الجداول الأخرى.
• الواجهة الخلفية: الجداول التي تحتوي على البيانات الأولية الخام، وغالبًا محمية لمن يدخلون البيانات لتجنب الحذف وتهديد سلامة البيانات.
• الواجهة الأمامية (لوحة المعلومات): تُنفَّذ فيها الإجراءات الروتينية.
• وتشمل أساليب تقديم البيانات والنتائج ما يأتي:
• التقارير: الجمع بين النصوص والصور والأرقام، وتُجرى الحسابات في قاعدة البيانات
• النماذج: دمج البيانات الخام في نموذج محدد مسبقًا، كنموذج تسجيل في مركز ترفيهي
• التمثيل البياني: تقديم البيانات العددية كرسم بياني ودمجها في تقرير
• البساطة: بإعداد قاعدة البيانات بشكل صحيح وتوقع ما سيُطلب من البيانات الخام تُنفَّذ هذه الإجراءات بسهولة.

واجهات المستخدم: سهلة وآمنة وبديهية

• الألفة: من المحتمل أنك على دراية بأنظمة لجمع البيانات ومعالجتها، كقاعدة بيانات العملاء أو مراقبة المخزون.
• جدول البيانات: إذا استخدمته لإدارة أموالك فهو نوع من قاعدة البيانات، وتفكر في عناوين الأعمدة والصفوف، وعامل التصفية والفرز والمعادلات، وربما ⁦Microsoft Access⁩.
• الهاتف: عند تخزين بيانات الاتصال يجري تضمينها في قاعدة بيانات، وأصبح دورك في الجمع والتخزين ضئيلاً مع اقتراحات الهواتف الذكية بإضافة بيانات جديدة.
• قبل التصميم: هناك جوانب كثيرة يجب مراعاتها قبل تصميم نظام قاعدة بيانات أو تنفيذه.
• سهولة الاستخدام: الهدف إدخال البيانات ومعالجتها واستخراجها بسهولة، بتسمية الحقول لتجنب الغموض، مثل "الاسم الأول" بدلاً من "الاسم المسيحي" و"الاسم الأخير" بدلاً من "اللقب".
• تيسير الوصول: لوحة المعلومات واجهة توفر اختصارات للوصول إلى قاعدة بيانات، مثل رمز "إدخال البيانات" الذي يفتح نافذة السجلات الجديدة.
• من خلال الاعتماد على تصميم لوحة المعلومات، يمكن جعل البيانات في متناول غالبية المستخدمين، وتشمل النقاط:
• اللغة والمصطلحات
• اللون
• حجم لوحة المعلومات والنص والرموز
• المخطط
• الموقع (مكان لوحة المعلومات بالنسبة للشاشة المستخدمة)
• عدد النقرات لتنفيذ كل إجراء
• تقليل الأخطاء: تُصمَّم الواجهات لتقليل الأخطاء أو منعها عند إدخال البيانات.
• التحذيرات: عند تنفيذ قناع إدخال تظهر رسالة تعلم المستخدم بسبب رفض البيانات، ويسبق أي محاولة لحذف سجل أو تغييره تحذير.
• البداهة: قاعدة البيانات المصممة جيدًا سهلة ولا تتطلب تدريبًا مكثفًا، والأعقد أو المخصصة تتطلب تدريبًا كبيرًا لفترات أطول.
• المألوف: جعل تخطيط النموذج على الشاشة مطابقًا للشكل المادي يساعد على البداهة وقابلية الاستخدام فيصبح النظام مألوفًا على الفور.
• الأداء الوظيفي: يمكن تحسين قاعدة البيانات أو توسيعها لتصبح أكثر فاعلية مع توسيع المستخدمين احتياجاتهم ومراجعة قدراتها
• مثال: مع زيادة الشركة نطاق منتجاتها قد تُوسَّع القاعدة أو تُنشأ تقارير جديدة، وقد تنشئ سجلات للموظفين وتعديلات الرواتب تلقائيًا بناءً على نتائج التقييم.
• الصيانة: تعتمد على الهيكل الأولي المدروس في التصميم، لأن أي تغييرات قد تؤثر في سلامة البيانات.
• الأداء وقابلية الاستخدام والتكلفة: تتيح الواجهات أداءً وسهولة أكبر بتقليل التعقيدات، خاصة للأقل دراية بالتكنولوجيا، لكن برامج قواعد البيانات قد تكون باهظة الثمن إذا صُممت خصيصًا بنظام مخصص.
• التوافق: قاعدة بيانات من مجموعة برامج مثل ⁦Microsoft Office⁩ يتوافق تنسيقها مع البرامج الأخرى في المجموعة، كتصدير البيانات بملف ⁦CSV⁩.

دراسة حالة: إدارة المخاطر في هيئة تقنية حكومية

• سي إي اس جي: الهيئة التقنية الوطنية في المملكة المتحدة المعنية بالتحقق من المعلومات، وذراع أمن المعلومات لمقر الاتصالات الحكومية ⁦(GCHQ)⁩، وصاحبة القرار النهائي في الجوانب التقنية لأمن المعلومات.
• الشراكات: مع مؤسسات القطاع والأوساط الأكاديمية، ومركز حماية البنية التحتية الوطنية ⁦(CPNI)⁩، وخدمة الأمن ⁦MI5 (⁩مكافحة التجسس والأمن المحلية)، و⁦MI6 (⁩الاستخبارات الأجنبية).
• 2016: دُمجت مع مؤسستين أخريين لتصبح المركز الوطني للأمن السيبراني ⁦(NCSC)⁩، وشكّل فريق إدارة المخاطر خدمة تكنولوجيا المعلومات للمؤسسات الصغيرة.
• المبادئ الشاملة:
• إدارة المخاطر بطريقة مسؤولة
• اتخاذ القرارات بناءً على الأدلة، والاستجابة السريعة للأحداث، وطلب مشورة الخبراء عند الحاجة
• تبني طريقة منطقية عند القرارات التكنولوجية التي يترتب عليها مخاطر
• تسجيل القرارات المهمة
• المبادئ الأولية: لم يكن لدى الفريق عملية منفصلة لإدارة المخاطر، لكن اعتمدت قراراتهم على الأمان، وتضمنت تحديد:
• احتياجات المستخدمين
• المعلومات التي توقعوا تأمينها
• قواعد التعامل مع أنواع مختلفة من البيانات
• القرارات والمخاطر التي تُتخذ داخل الفريق وما يُصعَّد لمستويات أعلى
• العملية في كل قرار: قيّموا كل خيار مقابل احتياجات المستخدم، ثم مدى تماشيه مع القرارات السابقة وعوامل الأمان الأهم.
• القرار: بناءً على التقييمات، مع تفضيل الخدمة الأكثر استخدامًا المقبولة في ضوء المعايير الأخرى، وصُعِّد القرار عند عدم إمكان اتخاذه محليًا.
• التسجيل: سجلوا القرارات وتتبعوا المخاطر التي لم تُخفف بالكامل، وتأكدوا من وجود الأشخاص المناسبين الموثوق بهم لدى مسؤولين خارج الفريق.
• المتابعة: ناقش الفريق القرارات المهمة بوجود شخصين أو أكثر مسؤولين عن الأصعب، ولم يتحملوا مخاطر لم يشعروا بالتمكين أو المعرفة أو التأهيل لتحملها، وطلبوا مساعدة خبراء مستقلين.
• الأمن السحابي: استخدموا مبادئ الأمن السحابي أو أمان جهاز المستخدم النهائي أو سألوا خبراء الأمان عن أهم اعتبارات كل قرار.
• كما أنهم: أدركوا أن الأمن يجب أن يكون مناسبًا لهذا الغرض، وشرحوا أسباب اتخاذ القرارات، وقبلوا وجود حالات شك دائمًا، وأدركوا أن القرارات مترابطة
• الأدوات: كانت تنقصهم أدوات دعم لتتبع القرارات والمخاطر، فاستخدموا المستندات، وأدركوا الحاجة إلى أداة ويب وأدوات لإنتاج الملخصات وفهم سريع لمقدار المخاطر التراكمية.

تمرين تقييمي: مشورة لمولي

• مولي: طورت حبها للخبز وصنع المعلبات إلى صناعة منزلية صغيرة تبيع الخبز والمربى والصلصات المنزلية للمجتمع المحلي، وتوسع أعمالها بحضور معارض المقاطعة والأسواق المتخصصة.
• مكان العمل: تدير مولي عملها من المنزل، باستخدام مطبخها الكبير وموقدها الواسع لتسوية خبزها وإنتاج المعلبات، والمرأب الثلاثي للتخزين والتوزيع، والسقيفة المجاورة لتعبئة وتغليف الطلبات
• التكنولوجيا: لم تعتمد على تكنولوجيا المعلومات سوى موقع إلكتروني احترافي وهاتف ذكي، ومع تدفق الطلبات تلقت مساعدة لتجميعها ونقلها إلى مكتب البريد.
• الإدارة: تقضي يومها في الطهي، وعطلات نهاية الأسبوع في المعارض والأسواق، وكل مساء في إدارة الأعمال:
• الرد على الاستفسارات الواردة عبر الموقع الإلكتروني
• تقديم طلبات إلى الموردين للحصول على التغليف والبرطمانات والزجاجات
• كتابة ملصقات التغليف
• جرد المخزون
• تحديث سجلات العملاء
• دفع فواتير النفقات وإصدار الفواتير ومتابعة المدفوعات المستحقة
• الوضع الحالي: تمتلك مولي لابتوب وطابعة وتستخدم برنامج معالجة النصوص لإصدار الفواتير، وتحتفظ بحسابها وسجلات المخزون في دفتر، وجميع تفاصيل عملائها على نظام بطاقة الفهرسة
• الهدف: تحرص مولي على إدخال المزيد من عمليات الأتمتة إلى مشروعها، وتريد خيارات فعالة من حيث التكلفة تمكنها من قضاء المزيد من الوقت في تنمية الأعمال وتقليل الوقت في الإدارة
• مهمتك:
• أن تشرح لمولي طرق استخدام البيانات في أي مؤسسة
• شرح كيف تستخدم المؤسسة المعلومات وتوزعها داخليًا وخارجيًا
• تحديد فرص الأتمتة التي تمكّنها من العمل بكفاءة أكبر
• وضع قائمة بالتوصيات
• شرح مزايا وعيوب الخيارات وذكر أسباب قراراتك
• تقييم التأثير المحتمل لاستخدام البيانات والمعلومات في أعمالها
• التخطيط: ما المهمة؟ ما المطلوب مني فعله؟ وما مدى ثقتي في قدرتي على إنجازها؟
• التنفيذ: أعرف ما أفعله وما أريد تحقيقه، ويمكنني تحديد أين أخطأت وتعديل نهجي.