نتاج التعلم د: إغلاق المشروع من خلال التفكير في نجاح الأداء الشخصي ونتائج المشروع

إغلاق المشروع: فرصة نتعلّم منها جميعًا

يمكن أن يكون التفكير في نجاح المشروع فرصة تعليمية حقيقية لجميع أعضاء فريق المشروع.

• من يشارك: من الناحية المثالية يشارك جميع أعضاء فريق المشروع في المراجعة.
• العميل والمستخدمون: يُضمَّنون في المرحلة الأولى من عملية المراجعة، ولا يحضرون عادةً في الجزء الأخير.
• الجزء الأخير: مراجعة فريق المشروع وأعضاء فريق المشروع الفرديين.
• الدروس المستفادة: فحص مفهوم وعمليات مراجعة إدارة المشروع.

ما الذي نراجعه عند الإغلاق؟

• نشاط إغلاق المشروع: يوفر فرصة مفيدة حقًا لدراسة:
• جميع عمليات المشروع ومهارات إدارة المشاريع المستخدمة
• السلوكيات التي أظهرها مدير (مديرو) المشروع
• السلوكيات التي أظهرها فريق المشروع
• مهارات إدارة المشروع: تُراجَع المهارات والعمليات المطبقة والأدوات المستخدمة.
• التقييم: من الناحية المثالية تُقيَّم كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع.

هل كان الفريق مناسبًا؟

• المهارات: تقيّم المراجعة أداء الفريق وأعضائه لتحديد المهارات التقنية أو السلوكية الغائبة أو الضعيفة.
• التدريب: يوضع أي تدريب أو دعم ضروري قبل المشروع التالي.
• مزيج المهارات: يراجعه مدير المشروع عند تنظيم فرق المشاريع المستقبلية.
• عدد الموظفين: تقيّم المراجعة ما إذا كانت موارد الفريق كافية لتقديم النتيجة المطلوبة.
• إذا كانت الإجابة "لا": يراجع مدير المشروع عدد الأشخاص المتاحين عند تنظيم فرق للمشاريع المستقبلية.

أسئلة المراجعة لكل مرحلة

• جمع المعلومات: هل تم طرح أسئلة كافية؟ وما المعلومات المفقودة؟
• هل تم توثيق ما يكفي من المعلومات لاستخدامها كنقطة مرجعية؟
• كيف نتأكد من تحسين ذلك للمشروع التالي؟
• التصميم: ما أدوات التصميم المستخدمة؟ وهل كان البرنامج يحتوي على الوظائف الضرورية؟
• ما أدوات الرسم التخطيطي المستخدمة، مثل ⁦DFDs⁩ أو ⁦ERDs⁩ أو المخططات الانسيابية أو التأطير السلكي؟
• هل كانت مفيدة في تمثيل متطلبات الحل؟
• هل كان هناك أي شيء مفقود؟ وما سبب ذلك؟
• المهارات: مهارات التواصل الشخصي، والمسؤولية الشخصية والاجتماعية، والمراقبة الذاتية/التقييم الذاتي/التعزيز الذاتي.

تنفيذ واختبار: ماذا نسأل؟

• التنفيذ: كيف كان أداء الفرق الفردية؟ هل توازن فريق التطوير من حيث المهارات وعدد الأشخاص؟
• هل كان توزيع المهام عادلاً ومعقولاً، وهل خُصصت المهام للأشخاص ذوي المهارات المناسبة؟
• هل كان تخصيص الوقت مقابل المهام مناسبًا؟ هل خُصص الكثير من الوقت أم لم يكن كافيًا؟
• كيف كانت وتيرة سير العمل؟ سريعة جدًا أم بطيئة جدًا؟
• هل كانت هناك مشكلات غير متوقعة، أو طلبات إضافية من العميل؟ وكم من العمل الإضافي كان يتطلب ذلك؟
• الاختبار: هل كانت الخطة مكتملة، وهل اختبرت كافة جوانب المنتج؟
• هل كانت جميع موارد الاختبار المطلوبة متاحة، وهل أُجريت جميع الاختبارات المخطط لها؟
• ما نسبة الاختبارات التي فشلت؟ سؤال جيد لأنه يسلط الضوء على وظائف أو ميزات لم تعمل على النحو المطلوب.
• هل كانت هناك أي مشكلات غير متوقعة في الاختبار؟

• الوثائق: ما مقدار الوثائق التي أُنشئت في أثناء المشروع، وهل أُنشئ منها ما لم يضف قيمة؟
• هل شُرحت الوثائق الفعلية بشكل صحيح لإعطاء صورة حقيقية عن تطوير المشروع؟

تخطيط الوقت والتواصل في المراجعة

• السلوكيات: تتضمن المراجعة تقييمًا لتخطيط الوقت والتواصل ومهارات حل المشكلات.
• المخطط الزمني: تُراجَع مهارات تخطيط الوقت لتحديد ما إذا كان جميع أعضاء فريق المشروع قادرين على تخطيط وقتهم بفعالية والوفاء بالمواعيد النهائية.
• تقدير الجداول: يعتمد على أفضل التوقعات، ويتحسن مع الخبرة؛ والتحدي الأكبر عدم تقليل الوقت المطلوب.
• أثر التأخر: إذا تجاوزت مهمة زمنها تتأثر المهمة التالية ثم التي تليها، مثل إسقاط قطع الدومينو.
• البقاء على المسار: صعب في المشاريع الكبيرة؛ وكثرة الأعضاء لا تفيد إذا كانت مهاراتهم غير ملائمة.
• عند تعطل المشروع: يحلل الفريق ماذا حدث ولماذا، ليسهل تجنب المشكلة في المشاريع المستقبلية.

لماذا لا ينبغي تقليل الوقت المطلوب لإنجاز المهام عند وضع الجداول الزمنية؟

ماذا يفعل فريق المشروع إذا تعطل المشروع؟

التواصل داخل الفريق

• مهارات التواصل: تُراجَع مهارات الاتصال والقراءة والكتابة، شفهيًا وكتابيًا.
• أدوات الاتصال: ما الأدوات التي فضّلها الفريق ووجدها مفيدة؟ والطرق غير المفيدة لا تُستخدم في مشاريع أخرى.
• الاجتماعات: هل كانت كثيرة أو قليلة؟ طويلة أو قصيرة؟ التأكد من عددها وطولها دور مدير المشروع.
• التواصل الكتابي: هل لدى الفريق المهارات اللازمة لإعداد الوثائق وتنفيذ التعليمات المكتوبة بشكل مناسب؟

حل المشكلات: ست أسئلة للمراجعة

• الهدف: تحديد ما إذا كان جميع أعضاء الفريق يمتلكون المزيج الصحيح من المهارات.
• فعالية التحليل: هل كشف عن جميع الجوانب الرئيسة للنظام الحالي؟ وهل أثّرت افتراضات غير مناسبة في المشروع؟
• البحث: هل كانت هناك حاجة له، ومتى حُدّدت؟ ما مصادر المعلومات المفيدة؟ لتجنب إضاعة وقت التطوير.
• إبداعية الحل: هل عُدّل حل سابق أم أُنشئ من الصفر؟ الحل الأسهل ليس بالضرورة الصحيح.
• العمل معًا: هل أسهم كل عضو بالتساوي؟ يتدخل مدير المشروع بسرعة لحل أي مشكلات في الفريق.
• المرونة: هل تعافى الفريق بسرعة؟ تتطور المرونة مع التجربة، ويُعيَّن الجدد مع شخص أكثر خبرة كمرشد.

السلوكيات المتوقعة من كل عضو

• الفهم: يجب على جميع أعضاء الفريق فهم السلوك المتوقع منهم، فيصبحون أكثر إنتاجية وفعالية.
• التوجيه: لا يكفي توقع سلوك معين دون توجيه.
• التدريب: قد يتم تقديم بعض التدريب الرسمي لهم، أو قد يتلقون بعض الدعم التوجيهي من زميل في أثناء المشروع.

التخطيط وإدارة الوقت: دور كل فرد

• مدير المشروع: يحدد الجداول الزمنية ويوافق عليها العميل، ثم يديرها لإنجاز الأنشطة في الوقت وبالتسلسل الصحيح.
• كل عضو: مسؤول عن تسليم مهامه في الوقت المناسب، وعن إثارة أي مخاوف بشأن جدول مهمة أو نشاط.
• عند إغلاق المشروع: يجب اتخاذ قرار بشأن كيفية ووقت جمع التعليقات من خارج فريق المشروع.
• أصحاب المصلحة: المستخدمون الذين ينتظرون رؤية النماذج الأولية أو المساعدة في اختبار النظام، والعملاء والموردون (مثل مُصنّع منتجات تكنولوجيا المعلومات).

• التحسين: اطلب من معلمك نصائح، أو خذ دورة في إدارة الوقت لتبقى على المسار وتتجنب التشتت.

الاتصال والكتابة المهنية

• الاستجابة: يستجيب الأعضاء بفعالية للتعليقات شفهيًا أو كتابيًا.
• الوثائق: يُنتجون مستندات صحيحة من الناحية الواقعية وسهلة الفهم والقراءة.
• تحسين المهارات: من الطرق الجيدة لتحسين مهارات الاتصال المكتوبة والشفوية أن تأخذ بعض الدورات المناسبة.
• اللغة الرسمية: عند تمثيل مؤسسة، تجنّب العامية والكلام النصي (الردود المكتوبة).
• أهميتها: التواصل ومحو الأمية من أهم المهارات القابلة للتحويل في حياتك العملية.

كلمات إنجليزية متشابهة تُخلط في وثائق المشروع، وهذا معنى كل منها الصحيح.

• إذا لم تفهم كلمة: فكّر في الأدوات التي يمكنك استخدامها لمساعدتك على الفهم.

التفكيك: قسّم المشكلة إلى أجزاء

• المصدر: تحقق من مصدر المشكلة بمناقشتها مع آخرين، ومع زملاء عملوا على مشكلات مماثلة.
• الخبرة: حل المشكلات ليس سهلًا للجميع، لكنه يتحسن مع الخبرة.

• تفكيك أكبر: قد تكون هناك فرصة لتفكيك المشكلة، مثل تقسيم الجزء ⁦A2⁩ إلى الجزء ⁦A2 (1)⁩ والجزء ⁦A2 (2)⁩.
• الحلول: قد توجد طريقة واحدة لحل كل جزء أو عدد من الحلول المحتملة.
• الشرط: يجب أن تعمل جميع الحلول عندما يتم دمجها معًا، وإذا كان أي حل لا يعمل مع الحلول الأخرى فهذا الجزء ليس خيارًا.

متى لا يكون حل جزء من المشكلة خيارًا؟

الاحترافية وآداب التعامل

• السلوكيات الأخرى: تتعلق بالسلوك الشخصي أكثر من العمليات والمنهجيات، وتؤثر كثيرًا في نتيجة المشروع.

• الموثوقية: التأكد من اكتمال العمل في الوقت المحدد والرد على الاستفسارات بسرعة.
• التمثيل: يكون الأعضاء مهذبين ويتحدثون جيدًا عبر الإنترنت أو شخصيًا، لأنهم يمثلون مؤسستهم.
• الملابس: غالبًا ما تكون ملابس العمل الرسمية مطلوبة لاجتماعات العملاء، ويجب على المديرين إبلاغ فرقهم بالقواعد المتعلقة بالملابس.

• الاتفاق: يتفق الموظفون على آداب العمل على مستوى الفريق والإدارات والمؤسسات.
• أمثلة الآداب المتفق عليها:
• الالتزام بمواعيد الوصول إلى العمل وحضور الاجتماعات
• المساهمة في المناقشات
• عدم السب أو مقاطعة الزملاء أو النميمة في العمل
• فهم الحدود واحترام خصوصية الآخرين
• احترام المساحات المشتركة مثل: مناطق الاستراحة أو المطابخ أو مطعم الموظفين

القيادة والمسؤولية الشخصية

• القيادة: لا تقتصر على إخبار الناس بما يجب فعله.
• الاستماع والتعلم من المحيطين بك
• إيجاد حلول للمشكلات
• إلهام الآخرين ومساعدتهم على التحسن
• وضع مثال جيد، سواء لفريقك أو للقادة الآخرين
• القادة الجيدون: يتمتعون بالوعي الذاتي والصدق، ويعاملون الآخرين بلطف ويلهمونهم الثقة.

القادة الجيدون يتمتعون بماذا؟

• عند الخطأ: لا تحاول إلقاء اللوم على شخص آخر. اعترف بالخطأ وكن جزءًا من إصلاحه.

• فائدته: يساعدك على تحديد المهارات والسلوكيات التي تحتاج إلى تحسينها، وتحدث إلى معلمك عن طرق التحسين.

تمرين تقييمي: راجع مهاراتك

• المطلوب: مراجعة مهارات إدارة المشروع الخاصة بك بناءً على مهام تمرين تقييمي سابقة.
• أدلتك: كيفية تقديمها أمر متروك لك.
• شرح كيفية استخدامك لمهارات إدارة المشاريع
• شرح السلوكيات التي طبقتها
• شرح مهارات إدارة المشاريع التي يمكنك تحسينها
• التخطيط: ضع خطة للمهمة، وقائمة بكل ما ستحتاج إلى القيام به، وجدولًا زمنيًا لموعد إنجاز العمل.
• التنفيذ: فكر في ما حققته، وما الدروس التي تعلمتها عن إدارة المشاريع.

يوم في حياة مسؤول مشروع

• المسار: بعد شهادة ⁦BTEC⁩، شهادة ⁦PRINCE2⁩، ثم تدريب في شركة ⁦JTelecom⁩ ثلاثة أشهر مع صاحب عمل محلي للحصول على خبرة عملية.
• العمل: تحديث وثائق المشروع وخططه بعد الاجتماعات الاحتياطية اليومية، وتحديث سجلات المخاطر في نهاية كل سباق.
• أهم المهارات الشخصية: حل المشكلات والقدرة على التكيف، فتم الوثوق بصاحبها للعمل بمفرده.
• النتيجة: عُرضت عليه وظيفة دائمة، وبعد عامين صار مسؤولًا مؤهلًا عن مشاريع تكنولوجيا المعلومات.

• طبيعة العمل: متنوع، ولا يوجد مشروعان متماثلان، لذا تكتسب الخبرة بسرعة.
• التنظيم: استخدم دفتر ملاحظات لجدولة أنشطتك ولتحديد الأنشطة المُنفّذة؛ وقوائم المهام تساعدك على البقاء على المسار.
• إدارة الوقت: تحديث خطة المشروع، وإخطار مدير المشروع إذا تأخر أي موعد نهائي.
• التواصل: كتابيًا وشفهيًا مع أصحاب المصلحة والعملاء وفرق المشروع والمتعاقدين، وسجّل نتائج المحادثات لإضافتها إلى الوثائق.