نتاج التعلم ب: تنفيذ إجراءات البداية لمشروع من مشاريع تكنولوجيا المعلومات

متى نحتاج مشروع تكنولوجيا معلومات؟

هناك العديد من الأسباب التي قد تستدعي الحاجة إلى مشروع تكنولوجيا المعلومات.

• الأسباب الشائعة: الاستجابة لفرصة جديدة، أو إدارة مشكلة في نظام قائم، أو الاستجابة للتغييرات في التشريعات، أو أنشطة المنافسين.
• الابتكار: قد تكون المشاريع حول موضوع معين عندما تكون المؤسسة استباقية وتتطلع إلى الابتكار.
• المهم: القدرة على معرفة الموعد والمكان اللذين تستدعي فيهما الحاجة مشروعًا وبدء العمل اللازم.

فكرة المشروع: هل هي ضرورية وقابلة للتطبيق؟

• البحث: يتطلب تحديد مشكلة أو فكرة مناسبة بعض البحث والتقييم الأولي.
• التكلفة: مشاريع تكنولوجيا المعلومات عادةً باهظة الثمن، لذلك يجب التأكد أن المشروع ضروري وقابل للتطبيق.
• الخطوة الأولى: معرفة المنتجات ذات الصلة المتاحة حاليًا قبل بدء أي مشروع.
• الجدوى: لا جدوى من منتج برمجي جديد ومكلف إذا وُجد منتج مشابه؛ يجب أن يحتوي على ميزات و/أو وظائف لا يتمتع بها المماثل.
• تركيز البحث: تُحدَّد المشكلة المركزية مسبقًا على المستوى الأعلى: ما الذي يجب أن يفعله المنتج؟ ما الغرض منه؟

أين نبحث عن فكرة المشروع؟

• أدوات البحث: تُستخدم مجموعة متنوعة منها لاستكشاف فكرة المشروع.
• الإنترنت: مصدر متاح بسهولة، لكن بعض المعلومات قد لا تكون دقيقة، فيُتحقق منها بعدد من المصادر.
• المجلات المهنية: مفيدة إذا ارتبط المنتج بموضوع محدد مثل الصحة أو النقل أو التحاليل الجنائية الحاسوبية.
• قواعد بيانات المنتجات ومواقع المقارنة: توفر غالبًا معلومات تقنية، مثل أنظمة التشغيل التي تعمل معها المنتجات.
• المكتبات: توفر المجلات والكتب، لكن بعض المعلومات قد تكون قديمة، وهذا مهم إذا كان الهدف الابتكار.
• معلومات الشركات: الأكثر فائدة منها في قسم البحث والتطوير، ولن تشارك الشركات منتجاتها قيد التطوير.

أدوات الإبداع: من أين تأتي الأفكار؟

• أدوات الإبداع: تساعد الأفراد وفرق المشاريع على الابتكار وفهم الخيارات المتاحة.

إعادة صياغة المشكلة: اجعلها واضحة

• إعادة الصياغة: من الأدوات المفيدة إعادة صياغة تعريفات المشكلة.
• التعريف الجيد: بسيط قدر الإمكان، بلغة بسيطة، يتضمن النقاط الرئيسة دون تفاصيل غير ضرورية، ومفصل بما يكفي.

• النتيجة: على الرغم من أن البيان أطول من البيان الأصلي، إلا أن الغرض من متطلبات النظام واضح الآن.

اختبار الافتراضات: ما الذي نعتبره صحيحًا بلا دليل؟

• الخطر: عندما يضع الأعضاء افتراضات حول العمليات أو النتائج، قد تتسبب الافتراضات غير الصحيحة في فشل المشاريع.

1. اسأل: اطرح أسئلة لتوضيح مدى فهم كل عضو
2. فكّر: ابحث عن تفسيرات بديلة للافتراض
3. شجّع: دع أعضاء الفريق يتحدثون
4. وحّد: ابنِ فهمًا مشتركًا بين الجميع

• الإجراءات الرئيسة: طرح أسئلة لتوضيح الفهم، والتفكير في تفسيرات بديلة، وتشجيع الأعضاء على التحدث، وبناء فهم مشترك.

ما الإجراءات الرئيسة لاختبار صحة افتراضات فريق المشروع؟

التفكير العكسي: ماذا لا يريد العميل؟

• مثال: بدلًا من "ماذا يريد المستخدم أو العميل؟"، ركز على "ما الذي لا يريده المستخدم أو العميل؟"
• كيف: يتبادل الأعضاء أفكارهم عما لا يريدونه كعملاء، أو تجاربهم في مشاريع كان فيها عدم رضا.
• النتيجة: قائمة بالعوائق التي يجب تجنبها، فيركز الفريق على حل يتجنب هذه النتائج.

كيف يختلف التفكير العكسي عن سؤال "ماذا يريد العميل؟"

العصف الذهني والخرائط الذهنية

• الاستخدام معًا: تُستخدم هذه التقنيات معًا بشكل متكرر.
• الفائدة: يسمح لجميع الأعضاء أن يكونوا عفويين، ويسهموا بأفكارهم، ويساعدوا على تحديد الحلول الممكنة.
• المخطط: النقطة المركزية هي الموضوع أو الفكرة أو المشكلة، ويستدعي الفريق العناصر لإضافتها.

• الخريطة الذهنية: يُعاد تصور مخطط العصف الذهني ليُعاد تنظيم الاقتراحات وتُظهر الروابط بين مفاهيم البيانات.

المخططات: أسهل من الوصف المكتوب

• لماذا: يتفق معظم الناس على أن الرسوم البيانية أو المخططات أسهل كثيرًا في الفهم من الأوصاف المكتوبة للعمليات والأفكار.
• الأكثر شيوعًا (في جميع المنهجيات): المخططات الانسيابية، ومخططات علاقات الكيانات ⁦(ERDs)⁩، ومخططات تدفق البيانات.

• المخططات الانسيابية: تُستخدم لتوضيح العمليات.
• تعرض المدخلات المتوقعة والعمليات (في شكل حسابات) والمخرجات
• أشكالها نموذجية لمعظم برامج الرسم التخطيطي، وقد تتباين الأشكال في الكتب والأمثلة عبر الإنترنت

• مخططات علاقات الكيانات ⁦(ERDs)⁩: تسمى أحيانًا نماذج علاقات الكيانات ⁦(ERMs)⁩.
• تُظهر الاتصال بين عناصر البيانات
• تُستخدم بشكل خاص في الأنظمة التي تتضمن قواعد بيانات
• القراءة: خط يوصل عناصر البيانات، وتعني الشوكة في نهاية السطر "العديد".

• بعد فهم الفكرة: يصبح فهم هذا النوع من المخططات أسهل كثيرًا من فهم سطور النص.
• مخططات تدفق البيانات: تُظهر كيفية انتقال عناصر البيانات مثل المستندات أو المعلومات عبر النظام، وأين ومتى تُخزَّن.

• مثال: نظام مبيعات بسيط: يوضح كيفية معالجة طلب العميل.
• يُخزَّن الطلب قبل أن يستخدمه موظف المبيعات الذي يتحقق من توفر المخزون
• إذا كان متوفرًا، فستنشأ مذكرة تسليم
• ثم يُرسل العنصر ومذكرة التسليم إلى العميل
• يستخدم موظف الفواتير إشعار التسليم لرفع الفاتورة، وتُرسل أيضًا إلى العميل
• مخازن البيانات: تُسمى مخازن البيانات إما ⁦M (⁩يدوية) وإما ⁦D (⁩رقمية)، حيث تعني ⁦M⁩ متجرًا يدويًا أو مستند، و⁦D⁩ مخزن رقمي.
• خط عبر زاوية العميل: يعني أن العميل يتكرر في الرسم التخطيطي.
• الاتجاه والترقيم: يتم عرض اتجاه تدفق المعلومات، ويتم تضمين ما يتدفق أيضًا، ويتم ترقيم كل مربع عملية.
• المستويات: هذا رسم من المستوى 1 فقط، ويمكن تطوير كل عملية إلى مخطط المستوى 2 بمزيد من التفاصيل.

المناقشة الجماعية وقبعات التفكير الست

• المناقشة الجماعية: أداة إبداعية أساسية لأنها تشجع جميع الأعضاء على المساهمة بأفكارهم.
• الاتفاق على طول المناقشة مسبقًا، حتى لا تستمر أطول مما هو ضروري
• تدوين الملاحظات لإعادة النظر في النقاط الرئيسة لاحقًا
• قبعات التفكير الستة من إدوارد دي بونو: هذه الأداة الإبداعية تقنية فعالة للنظر إلى المشكلات من زوايا مختلفة.

اللوحة القصصية: الشاشات متصلة

• فائدتها: تسمح لفريق المشروع بالتركيز على مشكلة بطريقة مختلفة، وتساعده على التحرك نحو الحل.

المواصفات: كيف نصف الحل؟

• الحلول البديلة: يمكن لفريق المشروع استخدام تقنيات التفكير الإبداعي لتحديد عدد من الحلول التقنية البديلة، وتحديد مواصفاتها بعدة طرق.
• الحلول الرسومية: يمكن استخدام الرسوم والمخططات لوصف عناصر مثل: واجهات المستخدم والأنظمة والعمليات.
• الصور واللوحات القصصية: قد تتضمن صورًا ولوحات قصصية، خاصة عندما يتعلق الأمر بتوجيه الأمر للمستخدم.
• مخطط العمليات المطلوبة: يحدد المعلومات المعنية مع أنظمة المعالجة وتجميعاتها، وغالبًا يدعمه مخطط انسيابي عالي المستوى.
• التكاليف: تُطرح كجدول بيانات يوضح تكاليف المواد والموارد وميزانية التصميم أو التنفيذ أو الاختبار أو التدريب.
• المعلومات الفنية الأولية: تتضمن معايير الأداء التفصيلية لما سيُضمَّن في نتائج المشروع وما لن يُضمَّن.
• الفائدة: سيوفر هذا مقاييس معروفة يمكن من خلالها قياس نجاح أو فشل المشروع.

دراسة الجدوى: هل نمضي في المشروع؟

• الغرض: تحديد الموارد والمهارات المطلوبة لإنتاج منتج أو خدمة أو نظام تكنولوجيا المعلومات.
• إذا لم تتوافر: أو كان المشروع غير قابل للتنفيذ أو غير مجدٍ اقتصاديًا، فلن يمضي المشروع قدمًا.

متى لا يمضي المشروع قدمًا بعد دراسة الجدوى؟

تقييم المهارات: خمس مهارات للفريق

• تقييم المهارات: يشمل تقييم الكفاءات الفنية للفريق، والمهارات التالية:
• التحليل: يتعلق بجمع المعلومات وبأي مشكلة تظهر؛ ومن الخطر وضع افتراضات عن المشكلات الحقيقية دون دراستها بدقة.
• البحث: مع تقدم معظم المشاريع ستكون هناك حاجة إلى بعض الأبحاث الإضافية، ويجب أن يكون الأعضاء قادرين على مناقشة مصادر المعلومات التي يستخدمونها.
• الإبداع: الحل الأكثر وضوحًا ليس دائمًا الأفضل، وتجد الفرق طرقًا جديدة لحل المشكلات.
• العمل الجماعي: يركز كل عضو على مساهمته الخاصة، بدلًا مما يعتقد أن الآخرين فعلوه أو لم يفعلوه.
• المرونة: مرونة الفريق قدرته على التعافي بسرعة عند مواجهة مشكلات أو مواقف صعبة، ويسهم كل عضو فيها.

التقييمات: فني واقتصادي وقانوني

• التقييم الفني: يفحص مدى مناسبة وفعالية الموارد التقنية المتاحة، مثل الأجهزة والبرامج وخبرة التطوير.
• الأسئلة: هل هناك عدد كافٍ من الموظفين بالمهارات المناسبة؟ وإذا كانت الإجابة "لا"، فهل يمكن اتخاذ إجراء لحل المشكلة؟

• الفوائد: قد تفوق الفوائد المحتملة التكاليف، لكن تحديدها صعب إذا تحققت على مدى مدة زمنية طويلة.
• الأهمية: مهم بشكل خاص لمشاريع تكنولوجيا المعلومات المكلفة والكبيرة التي يجب إنجازها في وقت محدد وبميزانية محددة، وعدم إنجازها يؤدي إلى غرامات باهظة.
• التقييم القانوني: يؤخذ السياق القانوني للحل في الاعتبار، والتشريعات المحلية والوطنية والدولية تتغير بمرور الوقت.
• بيانات الأفراد: تشمل التشريعات اللوائح المتعلقة باستخدام البيانات وملكتها وإدارتها، مثل ⁦GDPR⁩ في أوروبا والاتحاد الأوروبي ⁦(EU)⁩.
• GDPR: أي نظام يتعامل مع بيانات أفراد ومؤسسات أوروبا يجب أن يتوافق معها وإلا واجه غرامات باهظة.
• الأردن: في عام 2023 أصدر أول تشريع لحماية البيانات، نُشر في سبتمبر 2023 ودخل حيز التنفيذ في مارس 2024.
• تشريعات رئيسة أخرى: تلك التي تتناول حقوق الطبع والنشر والتمييز والنشاط الإجرامي والاتصالات.

التقييم التشغيلي وتقييم الجدولة

• التقييم التشغيلي: يفحص مدى نجاح الحل المقترح في تلبية المتطلبات وحل مشكلات المشروع.
• التوافق: يفحص أيضًا مدى توافق الحل مع الأهداف التنظيمية للمستخدم ومع البيئة التي تعمل فيها المؤسسة.
• التعليقات: يتضمن طلب التعليقات من المستخدمين المحتملين؛ وإشراكهم يضمن تمتعهم بالمزيد من الاستعداد لقبول وتبني الحل.
• تقييم الجدولة: يركز على المكون الزمني، واحتمالية اكتمال المشروع ضمن القيود الزمنية المتوقعة. ويتضمن:
• فحص المهام المحتملة
• تقييم إمكانية تزامن المهام
• تقييم الحالات التي يجب فيها إنجاز المهمة بالكامل قبل أن تبدأ التالية
• توضيح كيف قد يبدو الجدول الزمني العام
• إبراز الحاجة إلى فترات استدراكية أو تعويضية لاستيعاب المشكلات غير المتوقعة

الاستدامة والأمان وسهولة الاستخدام

• تقييم الاستدامة: ينظر إلى التأثير البيئي (البصمة) للمشروع على المدى القصير والطويل، وهل هو ضمن المعايير المقبولة.
• أمثلة: التخلص من التكنولوجيا القديمة، أو نفايات التغليف والمواد الاستهلاكية كخراطيش الطباعة.
• الطاقة: استخدامها، لا سيما في المصانع الآلية، أو مستودعات البيانات التي تحتاج مئات الخوادم لتشغيلها وتبريدها.
• المواد: يُقيَّم إمكان إعادة تدوير المكونات الحالية أو إعادة استخدامها؛ فهذا يقلل تكلفة المشروع وتأثيره البيئي.

• تقييم الأمان: يحلل أنظمة وسياسات الأمان الحالية لتحديد هل تبقي الخوادم آمنة أم تحتاج إلى تحديث.
• التحكم في الإصدار: تُدار التغييرات على التعليمات البرمجية وتُتبع باستخدام أنظمة إدارة التحكم بالمصادر ⁦(SCMS)⁩.

• اختبار الاختراق: يحدد هل في البرامج أو النظام أو منتجات الشبكة ثغرات ونقاط ضعف يمكن استغلالها.
• كيف: تتم محاكاة الهجوم الإلكتروني للكشف عن نقاط الضعف.
• متى: لا يحدث خلال مرحلة الجدوى فحسب، بل يستمر طوال مدة التنفيذ ليكون المنتج النهائي قويًا وآمنًا.
• تقييم سهولة الاستخدام: يتحقق أن الحل سهل الاستخدام وأن واجهاته توفر تكاملاً سلسًا ومتسقًا مع الأنظمة الأخرى.
• المألوف: يجب أن يكون النظام بديهيًا ومألوفًا، وأن يبدو امتدادًا للأنظمة الأخرى لا تجربة جديدة يتعلمها المستخدمون من البداية.

متطلبات المشروع: وثّقها بعناية

• المتطلبات: بمجرد الانتهاء من دراسة الجدوى، سيبدأ فريق المشروع في تحديد متطلبات المشروع، ويجب توثيقها بعناية للأسباب التالية:
• التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة لديهم فهم مشترك لما يفترض تحقيقه
• التأكد من فهم مشترك للعمليات والإجراءات وكيفية تطوير المنتج
• الحصول على سجل رسمي لما تم الاتفاق عليه
• السجل الرسمي: يوفر معيارًا يمكن مقارنة المنتج النهائي به، وهو وثيقة مرجعية لما تم تضمينه وما لم يتم تضمينه في المشروع.
• مقدمة المشروع: تتضمن تعريفات تشرح الغرض، ونظرة عامة على المستوى الأعلى، ومراجع مصادر المعلومات المستخدمة لتحديد المتطلبات.
• الوصف العام: يوفر نظرة ثاقبة لمنظور المشروع: المهمة أو المستخدم أو منظور تنظيمي.
• الأهمية: لكل منظور تركيز مختلف، وهذا يؤثر في كيفية وصف وظائف وخصائص البرنامج أو منتج الشبكة.