أتمتة المكاتب برمجياً

1. يتميز الحاسوب بقدرته على حفظ واسترجاع البيانات، وكذلك إجراء العمليات الحسابية المعقدة.
2. ويمكن الاستفادة من هذه الميزات في تيسير الأعمال الإدارية، وتخفيف الأعباء عن الموظف في مكتبه، ففي المؤسسات الكبيرة تُستخدم الحاسبات ذات الأداء العالي، ونظام شبكي محلي، مع برمجيات متقدمة للإدارة تُعرف بنُظم المعلومات الإدارية؛ للتعامل مع البيانات والملفات الإدارية، كشؤون الطلبة، والميزانية، كما تُستخدم نظم مساعدة للإدارة تُعرف بنظم دعم القرارات، التي تُساعد الإدارة العليا لأي مؤسسة في سرعة اتخاذ القرارات المناسبة لها، في هذا الدرس سيتم دراسة الاحتياجات البرمجية الواجب توفرها في المكاتب بشكل عام من أجل أتمتة تلك المكاتب.

تتنوع البرمجيات في المكاتب وفق الحاجة لها بناءً على طبيعة عملها ومهامها، وتقسم حسب طبيعة الاستفادة منها، وتوظيفها إلى أربعة أقسام:

• أولاً: أنظمة التشغيل ⁦(Operating Systems)⁩

  يجب أن يتوافق نظام التشغيل مع متطلبات العمل والبرمجيات المستخدمة.

• مثال:

  في مجال التصميم تستخدم نظام التشغيل ⁦Mac OS⁩ والذي يناسب برامج التصميم مثل ⁦Indesgine⁩، بينما في مكتب يقوم بأعمال مكتبية تقليدية يكون نظام تشغيل ⁦Windows⁩ مناسب له.

• ثانياً: معالجة البيانات ⁦(Data processing)⁩

  تتنوع طرق معالجة البيانات بالاعتماد على نوعها: أ- برامج معالجة النصوص ⁦(Word processing)⁩ من المهام التي تحتاجها الأعمال المكتبية كتابة وطباعة مستندات خاصة حيث يتم استخدام برامج معالجة النصوص لانشائها وتحريرها، وطباعتها وتخزينها. وتمتاز هذه البرامج بالمرونة؛ كونها تتمتع بسهولة في التعامل مع النصوص، مقارنة مع طرق معالجة البيانات الأخرى، الورقية منها خاصة.

ب- معالجة الجداول الإلكترونية ⁦(DataSheets processing)⁩

من مهام أتمتة المكاتب اجراء بعض العمليات الخاصة مثل: فرز المعلومات، واجراء عمليات حسابية، وتنظيم البيانات وتحليلها ومعالجتها وتخزينها، حيث يتم تنظيمها على شكل جداول لذلك يحتاج المكتب الى برامج معالجة هذه الجداول لتنفيذ كافة هذه المهام بدقة وسهولة.

يعمل لقمان مديراً لشركة في مجال الاتصالات، ويود أن يهنئ 100 مؤسسة بقدوم العيد، لكنه واجه صعوبة في إنشاء 100 رسالة تحتوي المضمون نفسه، فإذا علمت أن دمج المراسلات بين الجداول الإلكترونية ومعالج النصوص تسهل عليه المهمة، استخدم هذه الخاصية لمساعدة لقمان في انجاز هذه المهمة.

ج- قواعد البيانات ⁦(Data Structure processing)⁩

من المشاكل التي تواجهها أتمتة المكاتب هي الكم المتنوع والكبير للبيانات ذات الصفات المتعددة والتي لا يمكن تجميعها في ملف واحد، واحيانا يتطلب مراجعة لجميع الملفات مجتمعة، من هنا برزت الحاجة لوجود نظم قواعد البيانات والتي ساهمت في ايجاد حلول لهذه المشكلة.

د- معالجة الصور الرقمية ⁦(Image Processing)⁩

يُعد مجال معالجة الصور إحدى اللبنات الأساسية في الأعمال المكتبية؛ لما يوفره من برمجيات خاصة تقوم بالإجراءات والتعديلات على الصور؛ بهدف تحسينها، مثل: زيادة جودتها واعادة رسم حدودها وسماتها، واستنتاج بعض المعلومات منها.

من ضمن أعمال المكاتب التواصل مع الآخرين، ومن أهم الطرق الحديثة في ذلك استخدام البريد الإلكتروني لتبادل الرسائل عن طريق الإنترنت، حيث يتم ترميز رسائل البريد الإلكتروني، كما يمكن إرسال ملفات نصية وغير نصية، مثل: الصور الرسومية، وملفات الصوت كمرفقات، ويُعد البريد الإلكتروني واحداً من أولى استخدامات الإنترنت، ولا يزال الاستخدام الأكثر شيوعاً، حيث تعتمد عليه استخدامات أخرى كثيرة للإنترنت، وللبريد الإلكتروني نسبة كبيرة من إجمالي حركة مرور البيانات عبر الإنترنت.

يحوي البريد الإلكتروني بروتوكولات عدة من أجل إرسال واستقبال الرسائل، والشائع منها:

1. بروتوكول إرسال البريد البسيط ⁦SMTP (Simple Message Transfer Protocol)⁩.
2. بروتوكولات استقبال البريد الإلكتروني ⁦POP3⁩، ⁦IMAP⁩.

هذا النوع من البريد متاح استخدامه من قبل الجميع عبر شبكة الإنترنت، من خلال أي متصفح وفي أي مكان في العالم.

سمي هذا النوع من البريد الإلكتروني بهذا الاسم لاستخدامه بروتوكول ⁦POP3⁩، حيث يتمكن المستخدم من تصفح بريده الإلكتروني المخزن على جهازه الخاص من خلال برنامج وسيط مثل برنامج ⁦(OUTLOOK)⁩، دون الحاجة لوجود اتصال بالإنترنت، مع ضرورة توفر مساحة كافية على القرص الصلب لحاسوب المستخدم.

يُستخدم هذا النوع من البريد بروتوكول ⁦IMAP⁩، حيث يتم تخزين البريد الإلكتروني الخاص بالمستخدم على الخادم، مع نسخة متزامنة منه على جهاز حاسوب المستخدم الخاص، حيث إنه يمكن الوصول إلى البريد الإلكتروني أينما تواجد المستخدم، وهناك بعض المآخذ على هذا النوع من البريد:

• عملية المزامنة بطيئة.
• عملية الحذف تتم دون المرور على سلة المهملات.
• المزامنة تقتصر على الملفات المستقبلة وليست المرسلة.

ما الفرق بين بروتوكولي ⁦IMAP⁩ و ⁦POP3⁩ ؟

يمكن إنشاء البريد الإلكتروني من خلال مواقع الإنترنت التي توفر خدمة البريد الإلكتروني، من خلال التسجيل بهذا الموقع حيث يُطلب من المستخدم مجموعة من البيانات كأساس لإنشاء البريد الإلكتروني.

ومن المواقع التي تُقدّم خدمة البريد الإلكتروني المجانية، للذكر لا للحصر:

• ياهو: Yahoo
• جيميل: Gmail
• هوتميل: Hotmail

كما توفّر تلك المواقع ميزات متعددة تجعل من المستخدمين يفضلون إنشاء بريد إلكتروني واستخدامه على موقع ما دون غيره، كون هذه الميزات تعكس كفاءة وجودة هذا البريد، ومن أبرز تلك الميزات:

• حجم الملفات المرفقة بالرسالة.
• الحجم التخزيني للبريد الإلكتروني.
• دعمه للتخزين السحابي وحجم ذلك.

1. نفّذ عملياً الآتي:

• ابحث عن أحد المواقع التي تقدم خدمة البريد الإلكتروني المجانية.
• أنشئ حساب بريد إلكتروني خاص بك على الموقع السابق.

2. أكمل الجدول الآتي المتعلق بميزات البريد الإلكتروني:

3. قارن ما دوّنته في جدولك مع ما دوّنه أحد زملائك.

ابحث من خلال الانترنت عن المميزات التي يقدمها البريد الالكتروني مجاني غير ما ذكر.

يتم تنظيم البريد الإلكتروني من خلال استخدام إحدى البرمجيات، مثل برنامج أوتلوك ⁦(Outlook)⁩، بحيث يمكن متابعة البريد الإلكتروني من خلال جهاز حاسوب المستخدم، ودون الحاجة للاتصال بالإنترنت، ويطلق عليه البرنامج الوسيط؛ كونه يعمل وسيطاً بين البريد الإلكتروني على جهاز حاسوب المستخدم، وبريده الإلكتروني عبر الإنترنت وعملية المزامنة بينهما، ويتم إعداد البريد الإلكتروني على برنامج الأوتلوك من خلال تتبع الخطوات المبينة بالأشكال الآتية :

يتضمّن البريد الإلكتروني بنوداً رئيسية ومهمة، ومتوفرة في جميع خوادم البريد الإلكتروني، ولها الوظيفة نفسها، وإن اختلف المسمّى:

1. البريد الوارد: حيث تصل الرسائل الواردة.
2. علبة الصادر: البريد قيد الإرسال. (خاص ببرمجية الأوتلوك).
3. البريد المرسل: البريد الذي تم إرساله.
4. بريد غير مهم: حيث تصل الرسائل المزعجة، أو غير الموثوقة.
5. مسوّدات: الحفظ المؤقت للرسائل المراد التعديل عليها لإرسالها لاحقاً.

يُعد زر إرسال/تلقي من أهم الأزرار التي يجب الضغط عليها عند استقبال، أو إرسال بريد، علماً بأنه مبرمج على أن يقوم بهذه العملية تلقائياً خلال فترة زمنية يتم تحديدها يدوياً.

تعددت وظائف برنامج أوتلوك ⁦(Outlook)⁩؛ لأهميته في العمل وتنظيمه، ومن أبرز المهام التي يمكن إنجازها باستخدامه:

• أولاً: إنشاء قواعد من أجل تصنيف البريد الوارد باتباع الخطوات الآتية:
• إنشاء مجلّدات تحمل تسميات تناسب البريد الذي سيتم إرساله إليها (موضوع، جهة معينة، ...)، لاحظ الشكل المجاور:

• إنشاء القاعدة بالنقر بزر الفأرة الأيمن على الرسالة الواردة، ثم اتباع ما يظهر في الشاشة الآتية:

• تصنيف الرسائل ونقلها إلى المجلّدات باتباع الخطوات الظاهرة في الشكل الآتي:

• ثانياً: التقويم لجدولة مواعيد، واجتماعات، وغيرها كثير، والشكل الآتي يوضح آلية تنفيذ ذلك.

• ثالثاً: تنظيم بيانات الأشخاص والجهات التي يتم التواصل معهم من خلال بند جهات الاتصال في برنامج أوتلوك ⁦(Outlook)⁩، والشكل الآتي يوضح ذلك.

تحفظ البيانات وتنظم بطرق عدة بالاعتماد على وسائل التخزين المستخدمة، وهي:

1. أدوات التخزين الشائعة.
2. خادم الملفات: تقوم الشركة بإنشائه، وتخصص ملف لكل موظف، وملف عام للشركة، ويمكن أن يثبت عن طريق ⁦MapDrive⁩، ليكون قرصاً وهمياً على الجهاز.
3. التخزين السحابي: الاحتفاظ بالبيانات وإدارتها عن بُعد، وإتاحتها للمستخدمين عبر شبكة (عادة الإنترنت)، حيث يدفع المستخدمون أموالاً لتخزين البيانات السحابية الخاصة بهم إذا كانوا ممن يمثلون شركات، أو مؤسسات أو أفراد.

   يُشكّل الأمن السحابي مصدر قلق بين المستخدمين، وقد حاول مقدمو الخدمات التعامل مع تلك المخاوف من خلال بناء قدرات أمنية، مثل التشفير والتوثيق في خدماتهم. كما ظهر بعد ذلك مواقع يمكن التسجيل فيها، وتمنح المستخدم مساحات تخزينية مجانية محدودة، مثل ⁦Dropbox⁩، و ⁦Google Drive⁩، و ⁦OneDrive⁩، وعادة ما يكون هناك برنامج تُنشئه شركة الاستضافة لمزامنة الملفات مع الحاسوب.

أنشئ حساباً على أحد مواقع التخزين السحابية، وقم بتنصيب برنامجه الذي يقوم بمزامنة الملفات.

تهدف الكثير من تدابير أمن تكنولوجيا المعلومات إلى حماية البيانات، ومن الحجج القوية لحمايتها تجنّب سرقة الهوية وحماية الخصوصية. قد يؤدي الكشف غير السليم للبيانات إلى إلحاق الأذى والحرج لصاحب هذه البيانات، وربما يضر بسمعة مؤسسة/شركة/مكتب، فرد، لذلك تُعدّ حماية البيانات مصلحة عامة للجميع، ويتوجب هذا معرفة الأمور الآتية:

1. أهمية أمن البيانات: يعد أمن البيانات أمراً بالغ الأهمية لجميع المجالات العسكرية، والأكاديمية والطبية، والأعمال التجارية وغيرها، وينبغي أن تشمل جميع البيانات الجديدة والقائمة لضمان سلامة البيانات من الضياع من جانب، وعدم الوصول غير المصرح به لها من جانب آخر.
2. التخطيط للمستقبل: إعداد خطة لمراجعة حالة أمن البيانات وآليات الوصول إليها، ومعالجتها وتخزينها بأمان، وكيفية التعامل في حالة فقدان البيانات أو اختراقها، إضافة إلى أرشفة البيانات غير الضرورية.
3. مستوى الحماية: تكمن الخطوة الأولى في تأمين البيانات بمعرفة مستويات الحماية المطلوبة للحفاظ على البيانات على حد سواء، سرية وآمنة من الضياع.
4. مستوى البيانات: تحديد درجة أهمية البيانات إضافة إلى مدى التعامل معها، حيث إن منها ما يلزم للتعامل به في كل وقت، بينما يمكن أرشفة غير الضروري منها للرجوع إليه وقت الحاجة.
5. الأمن المادي للبيانات: وهي الطريقة المثلى لحماية البيانات، والتي يتم من خلالها تشفير البيانات، ووضع كلمة سر للمستندات، أو لأدوات التخزين، ويعد ⁦(Bit locker)⁩ من الأدوات الشائع استخدامها لتشفير البيانات حالياً والمضمنة في بعض إصدارات نظم التشغيل.

س١:

• أ. اذكر ثلاثة أمثلة من البرمجيات المستخدمة في المكاتب، مع توضيح وظيفة كل منها.
• ب. اذكر ثلاثة إجراءات يمكن تنفيذها على الصور الرقمية خلال معالجتها.
• ج. اذكر مهمتين يمكن إنجازهما من خلال برنامج أوتلوك ⁦(Outlook)⁩، غير ما ذكر في الدرس.

س٢:

• أ. اذكر بروتوكولين يُستخدمان في إرسال واستقبال الرسائل عبر البريد الإلكتروني.
• ب. هناك أنواع عدة من البريد الإلكتروني، اذكرها مع توضيح الفرق بينها.

س٣: أكمل الجدول الآتي بالمقارنة بين مواقع تقدم خدمة البريد الإلكتروني المجانية:

س٤:

• أ. في البريد الإلكتروني، ما الفرق بين كل من: البريد الوارد، والبريد المرسل، وعلبة الصادر؟
• ب. علل ما يأتي:

• يعد أمن البيانات أمراً بالغ الأهمية.
• تحديد درجة أهمية البيانات ضروري في موضوع أمن البيانات.
• عند تصنيف الرسائل يتم إنشاء مجلدات خاصة تحمل تسميات ذات دلالة لما يحفظ بها من رسائل.