إدارة التخزين

لماذا تحتاج المشروعات إلى التخزين؟

تنامت أهمية التخزين عبر العصور؛ نتيجة الحاجة إلى تخزين المواد التي يتم إنتاجها؛ سواء كانت زراعية أم صناعية، لحين القيام باستهلاكها أو بيعها

• تُعدّ عملية الاحتفاظ بالمواد والسلع ومستلزمات إنتاجها، ضرورة في مشروعات الأعمال؛ بما يضمن تقديم مُنتجاتها للزبائن
• وهذا يقتضي وجود إدارة متخصصة؛ تُعنى بإدارة عمليات التخزين بكفاءة وفاعلية، بما يضيف للمشروع ميزه تنافسية إضافية في السوق

ماذا نخزّن ولماذا؟

تحتفظ المشاريع التجارية والصناعية والخدمية بالسلع أو مستلزمات إنتاجها، في أماكن آمنة، تضمن لها استمرارية عملياتها

• ففي المشاريع الصناعية، يتم الاحتفاظ بالمواد الأولية والسلع نصف المصنعة، والسلع تامة الصنع؛ تمهيداً لعرضها للبيع
• وفي المشاريع الخدمية؛ كالفنادق مثلاً، يتم الاحتفاظ بالأطعمة ومستلزمات تقديم الخدمة؛ لضمان استمرارية تقديم الخدمات للزبائن
• وكذلك في المشاريع التجارية، يتم الاحتفاظ بالسلع؛ بهدف إعادة بيعها

• أهداف عملية التخزين، تتنوع بتنوع طبيعة عمل المشروع، وطبيعة المُنتَج نفسه
• فقد يكون التخزين بهدف ضمان حُسن تدفّق سير عمليات المشروع، من بيع وإنتاج

من يرعى المخزن؟

يحقق النشاط التخزيني وفورات اقتصادية للمشروع؛ وذلك عبر الاحتفاظ بالمخزون لفترات زمنية مختلفة

• مع ضرورة المحافظة على توفير ظروف بيئية ملائمة لطبيعة هذا المخزون وحجمه
• إذ تختلف عمليات التخزين، وحجم المسؤوليات أو المهام التي تقع على عاتق إدارة التخزين في المشروع؛ بناءً على حجم المشروع وطبيعة نشاطه
• فقد تقتضي الأمور وجود إدارة متخصصة في أعمال التخزين

ولنرَ ذلك في ورشة فارس لقطع الغيار.

محلات فارس: لماذا يتأخر الزبائن؟

ما المشكلة الرئيسة التي تعاني منها محلات فارس وشركاه؟

ما أنواع المخازن الواردة في الحالة؟ وهل تُعد الساحة مخزناً؟

ما مهام مسؤول التخزين؟

مهام ومسؤوليات إدارة التخزين في المشروع متنوعة

• تبدأ بالاستلام المبدئي للمواد المشتراة من المُنتجات؛ بهدف تزويد خطوط الإنتاج بما تحتاجه أو تلبية طلبات الزبائن في الحال
• ومن ثم القيام بعمليات الفحص للمواد المُستلمة؛ للوقوف على مدى مطابقتها لأوامر الشراء
• ومن ثم إعطاء كل صنف من أصناف المخزون رقماً خاصاً؛ لتسهيل مناولة وحفظ المواد في المكان المناسب لها، وهو ما يُسمى عملية الترميز
• تهيئة الظروف المادية؛ من تهوية وإضاءة، ورفوف خاصة بالتخزين

المخزون: أهم أصول المشروع

يُمثل المخزون في المشاريع، أحد أهم أصول المشروع الصناعية والتجارية والخدماتية

• إذ يتم الاحتفاظ به من أجل ضمان تلبية حاجات الزبائن وضمان استمرارية تدفق نشاط المشروع
• علماً بأن قيمة السلع والمواد المُخزنة، تشكل نسبة لا بأس بها من التكاليف الكلية للمشروع
• وهذا يقتضي اتخاذ قرارات دقيقة حول كم ونوع وشكل المخزون
• علماً بأن مشروعات العمل تختلف في بيئات عملها؛ منها المستقرة، ومنها غير المستقرة

حين يكون كل شيء مؤكداً

بيئة العمل في المشروع السابق مستقرة، حيث يمكن للمشروع التنبؤ بحجم الطلب، وفترة الانتظار بدقة تامة

• فالمعدل اليومي للاستخدام ثابت ومؤكد، وهو يساوي (2) علبة يومياً
• كما أن فترة الانتظار ثابتة ومؤكدة، وهي (30) يوماً
• أمر الشراء يصدر في اليوم (صفر) ويصل في اليوم (30)
• من خلال المثال، نجد أن متوسط المخزون يساوي 30 لتراً (علبة)
• نظام المخزون الدوري يتطلب توفير شروط معيارية معينة، والشكل الآتي يبين ذلك

ما معدل الاستخدام اليومي من عُلَب الدهان؟

ما حجم مخزون الأمان؟ برأيك، لماذا تحتفظ المشروعات بهذا المخزون؟

حين لا نعرف الغد: مخزون الأمان

متوسط دورة التخزين = الحد الأعلى للمخزون ÷ الاستخدام اليومي

فترة إصدار أمر الشراء = حجم المخزون الدوري ÷ الطلب اليومي.

• كلما قل استعداد المشروع لتحمل المخاطرة، زاد حجم مخزون الأمان لديه
• كلما زاد حجم المخزون، قلت المخاطرة المتعلقة بنفاذه
• تخزين كميات أكبر من المنتجات أو مستلزمات الإنتاج؛ يعني ارتفاع تكلفة الاحتفاظ بالمخزون
• لتحقيق أقل تكلفة ممكنة بالنسبة للاحتفاظ بالمخزون، على إدارة المشروع الموازنة بين تكلفة الاحتفاظ بحجم مخزون أكبر، وبين الخسارة الناتجة عن نفاذ المخزون

ما المرحلة التي يتم فيها فحص المواد المشتراة ظاهرياً، قبل تخزينها؟

• أ. توصيف المواد.

• ب. استلام المواد.

• ج. فحص المواد.

• د. حفظ المواد.

على ماذا يعتمد المخزون الدوري في مشروعات الأعمال؟

• أ. بيئة عمل مستقرة.

• ب. التنبؤ بحجم الطلب دون غيره.

• ج. فترة الانتظار للطلبيات.

• د. التنبؤ بحجم الطلب وفترة الانتظار معاً.

ما الهدف من قيام صاحب محل لبيع الفواكه والخضراوات، بشراء كميات كبيرة من البطيخ البلدي في موسمه، وتخزينها؟

• أ. المضاربة.

• ب. تدفق عمليات الشراء.

• ج. تخفيض كلفة البيع.

• د. تذبذب تدفق عمليات البيع.