شرح الموضوع
لماذا نقيّم أداء المشروع؟
يُعد الوقوف على نتائج أداء المشروع، ومعرفة مدى قدرته على تحقيق أهدافه، من الأمور المهمة التي تحظى باهتمام كل من إدارة المشروع والجهات ذات العلاقة؛ كالممولين، والموردين، والزبائن
- الوقوف على أداء المشروع يعني معرفة المنافع الحقيقية له، ولا يُكتشف إلا بدراسة الأداء.
- للتحقق من فاعلية الأداء لا بد من التحقق من جودة العمليات والأنشطة التي يؤديها المشروع.
- الغاية: معرفة آفاق التحسين والتطوير في الأداء مستقبلاً.
ما التقييم والرقابة، وما الفرق بينهما؟
- التقييم والرقابة (Performance Evaluation & Control Concept) عمليتان ضروريتان للوقوف على الأداء الفعلي ومعرفة مدى مطابقته للمعايير المستهدفة.
- تمكّن مالك المشروع من هذه المهارة يساعده في اتخاذ قرارات عقلانية تسهم في تحقيق الأهداف المخطط لها.
- الحاجة إلى نظام رقابي تبدأ من بداية عمل المشروع، وتزداد مع توسع أنشطته وكبر حجمه.
- التقييم والرقابة عمليتان مستمرتان مصاحبتان لتدفق أنشطة المشروع.
- تقييم الأداء عملية جزئية من عملية الرقابة على الأداء وأداة من أدواتها.
هل مشروع مصعب بحاجة لنظام تقييم ورقابة؟ ومتى تظهر هذه الحاجة؟
ماذا نقصد بالتقييم والرقابة، والمعيار، والانحراف، والأداء؟
ماذا نريد من التقييم والرقابة؟
- أهداف التقييم والرقابة (Evaluation Performance Objectives) تختلف باختلاف طبيعة عمل المشروع وحجمه والشكل القانوني لملكيته.
- يترتب عليه اختلاف إجراءات الرقابة في المشروع.
- تحسين أداء وجودة المنتجات المُقدمة للزبائن.
- التأكد من واقعية القرارات المُتخذة من قبل إدارة المشروع.
- التحذير من وقوع الأخطاء والعمل على تلافيها.
- عدم إساءة التصرف بالموارد الاقتصادية للمشروع.
- تقديم منتجات تلبي رغبات الزبائن بأقل تكلفة؛ وصولاً إلى تحقيق المشروع أهدافه المخطط لها.
خمس خطوات متسلسلة
- خطوات التقييم والرقابة (Performance Evaluation & Control Steps): ترتبط العملية ارتباطاً وثيقاً بالخطط المرسومة للمشروع؛ فهي تتطلب متابعة نتائج تنفيذها.
- الغاية: اكتشاف الأخطاء ومعرفة مواطن الضعف، بهدف تصويب مسار التنفيذ بناءً على الخطط الموضوعة.
- تمر عملية التقييم والرقابة على أداء المشروع بمجموعة من الخطوات المتسلسلة، كما في الشكل.
- تحديد المعايير: نترجم الأهداف والخطط إلى ضوابط نقيس بها الأداء.
- قياس الأداء الفعلي: نقيس ما أنجزه المشروع بمقاييس تناسب النشاط.
- مقارنة الأداء بالمعيار: نكشف الانحرافات ونحدد حجمها واتجاهها.
- اتخاذ الإجراء التصحيحي: نعالج سبب الانحراف بالإجراء المناسب.
- متابعة الإجراءات التصحيحية: نتحقق من أثر القرارات في حل المشكلة.
مصنع باب العامود: هل يحقق هدفه الاستراتيجي؟
- الهدف الاستراتيجي: «الوصول إلى المرتبة الأولى في صناعة الأنابيب على مستوى فلسطين».
- ترجمته إلى سياسات: تحسين الجودة وزيادة المبيعات بنسبة 12% سنوياً لمدة خمسة أعوام.
- المقياس المستخدم: معدل نمو المبيعات.
معدل (نسبة) نمو المبيعات = (إجمالي مبيعات العام الحالي - إجمالي مبيعات العام السابق) ÷ إجمالي مبيعات السابق × 100%.
أولاً: تحديد المعايير Determine Standards:
الخطوة الأولى: ما المعايير وما أنواعها؟
- يُقاس نجاح المشروع بمدى قدرة إدارته على تحقيق أهدافه.
- لذا تضع الإدارة ضوابط وقواعد مُستمدة من هذه الأهداف لقياس نتائج الأداء.
- غلب على الإدارة سابقاً التركيز على المعايير الكمية؛ لوضوحها وسهولة قياسها.
- من أشهرها المعايير المالية، التي تُستخدم في التقييم والرقابة وفي مقارنة النتائج بمشاريع أخرى في الصناعة نفسها.
- المعايير المالية إما رقم أو نسبة معينة، تُستخدم للحكم على كفاءة وملاءمة ما تم تحقيقه في الأداء.
ثانياً: قياس الأداء الفعلي Measuring Actual Performance:
الخطوة الثانية: كيف نقيس الأداء الفعلي؟
- قياس الأداء الفعلي يعتمد على دقة وصحة المعايير المستخدمة ومدى ملاءمتها للنشاط المستهدف فحصه.
- تقيس الإدارة درجة الكفاءة في إنجاز الأعمال بمقاييس متنوعة تتناسب مع النشاط المُراد قياسه.
- تختلف المقاييس تبعاً لاختلاف طبيعة نشاط المنشأة، وكل مقياس يتألف من عدد ووحدة قياس.
- العدد يبين الجانب الكمي في القياس، ووحدة القياس تعطي هذا العدد معنى خاصاً به.
كم يبلغ الانحراف وما اتجاهه؟
- مقارنة الأداء الفعلي بالمعيار (Compare Actual Performance with Standard) تهدف إلى معرفة مدى تطابق نتائج الأداء المقيس مع المعايير الموضوعة.
- تكشف الإدارة الانحرافات وتحدد كمها ونوعها، سلبية كانت أم إيجابية.
- الأداء العام للمشروع يتكون من أبعاد ومجالات أنشطة، تحتوي مهارات يمكن قياسها بطريقة كمية أو نوعية.
- للكشف عن الانحراف لا بد من معيار نقارن الأداء الفعلي به.
- حتى عند توازن الأداء الفعلي مع المخطط لا بُد من التطوير في المعايير والتحسين في أدوات الرقابة.
هل كل انحراف يتطلب إجراء تصحيحياً؟ ولماذا؟
رابعاً: اتخاذ الإجراءات التصحيحية Take Corrective Actions:
الخطوة الرابعة: الإجراء التصحيحي
- بعد بيان حجم ونوع الانحرافات ومعرفة أسبابها، يتم اتخاذ الإجراء التصحيحي المناسب.
- الإجراءات التصحيحية تعتمد على دقة المعرفة بالأسباب المحتملة لهذه الانحرافات.
فما الأسباب المحتملة للانحراف؟
- قد يكون مردها إلى المعيار ذي المستوى العالي، فتظهر الانحرافات السلبية الكبيرة في الأداء.
- أو يكون مستوى المعيار منخفضاً فتظهر انحرافات إيجابية في كل مرة، فيكون الإجراء التصحيحي بتعديله ليصبح أكثر واقعية.
- وقد يكون الانحراف ناتجاً عن ضعف أداء العاملين، تنقصهم الخبرة والتأهيل والتدريب والتحفيز الكافيين.
- وقد يكون ناتجاً عن البيئة الخارجية وظروفها خارجة عن سيطرة الإدارة، فتتخذ إجراءات وتدابير للتخفيف من آثارها السلبية.
خامساً: متابعة الإجراءات التصحيحية Follow-up Corrective Actions:
الخطوة الخامسة: متابعة الإجراءات التصحيحية
- التركيز هنا على تحديد الآثار المُترتبة على القرارات والإجراءات التصحيحية، وإيصال المعلومات للجهات المعنية.
- اتخاذ الإجراءات لا يعني انتهاء أعمال التقييم والرقابة؛ فلا بُد من متابعة ثمار القرارات ومدى نجاعتها.
أسئلة الدرس
ماذا يعني وقوف الريادي على أداء مشروعه؟
ما نوع المعيار الذي يُعبّر عنه: "زيادة عدد الوحدات المُنتجة في المشروع إلى 40 وحدة يومياً"؟
أعطِ أمثلة على وحدات قياس ذات أبعاد أُحادية
الإجراءات التصحيحية المُتخذة للانحرافات، تعتمد على دقة المعرفة بالأسباب المُحتملة لها
لا تنتهي عملية التقييم والرقابة على أداء المشروع، باتخاذ الإجراءات التصحيحية
يعمل الريادي على وضع أولويات لمعالجة الانحرافات
