مهارات إدارة الذات

ما المهارات التي يحتاجها مدير المشروع الريادي؟

تُعد الريادة من الحقول المهمة والواعدة في اقتصاديات الدول وتمثل المهارات الريادية التي يتمتع بها مدير المشروع، سر نجاح مشروعه واستمراريته في سوق العمل

• في الصف الحادي عشر: سبق الحديث عن اتخاذ القرارات وحل المشكلات ووضع الأهداف الريادية.
• في هذه الوحدة: مهارات أخرى، كـإدارة الذات وإدارة الإبداع وبناء فرق العمل في المشروع.
• مدير المشروع كريادي وصاحب مشروع صغير يحتاج مجموعة من المهارات الإدارية ليقود مشروعه إلى تحقيق أهدافه بنجاح.

فما المهارات الرئيسة لإدارة المشروع؟

وماذا نعني بإدارة الذات؟

• الحاجة للمهارات تختلف باختلاف هدف المشروع وطبيعة عمله؛ ويجب امتلاك توليفة مناسبة منها.
• إدارة الذات من المهارات الرئيسة لإدارة أي مشروع ريادي.
• من يسعى إلى جودة عالية عليه التركيز على إدارة الذات والوقت، والكلفة، ونطاق العمل في المشروع.

الذات: كيف أراها وكيف يراها الآخرون؟

تُعد القدرة على الموازنة بين الأهداف المرغوب في تحقيقها، والمهام الواجب القيام بها، السمة المشتركة بين جميع الأفراد الناجحين لذا وجب علينا التعرف إلى ماهية الذات، ومكوناتها وأنواعها، وعلاقتها بإدارة الوقت

• الريادي يرى ذاته (شخصيته) بطريقة تختلف عما يراه الآخرون؛ فقد يُنعت بالمجازفة والمغامرة والسير في طريق محفوفة بالمخاطر.

• ثلاثة مكونات للذات: المعرفة ⁦(Knowledge)⁩، والوجدان ⁦(Conscience)⁩، والمهارة ⁦(Skills)⁩.

• الذات (الشخصية) تختلف من فرد لآخر، حتى بين الرياديين أنفسهم؛ فلا توجد ذات كاملة لتعدد العوامل المؤثرة فيها.
• العوامل المؤثرة: الدوافع والقدرات العقلية والجسمانية والوجدانية.
• تتكون الذات من ثلاثة مكونات؛ تتفاعل معاً لتشكيل شخصية الفرد.

• مفهوم الذات له علاقة بالخبرات الماضية والحاضرة التي يمر بها الفرد، وكذلك بالخبرات التي سيمر بها مستقبلاً.
• تقييم الذات عملية متغيرة تتغير بتغير الزمان.
• الذات البشرية قابلة للتطور؛ من خلال ما يكتسبه الفرد في الحياة بالممارسة والتطبيق.

صنّف المؤشرات الستة في الجدول أعلاه وفق مكونات الذات (المعرفة، والمهارة، والوجدان).

الوقت: لماذا هو أنفس ما يملكه الإنسان؟

يتذمر الكثير من الأشخاص والمديرين، من عدم قدرتهم على إدارة أوقاتهم في العمل فكيف ينجزون أعمالهم إذن؟

• يقول بعضهم إنه يُنجز أعماله في أوقاته الخاصة؛ عبر الحضور مبكراً للعمل، أو التأخر بعد الدوام الرسمي.
• ويقول آخرون إنهم يصحبون أعمالهم الرسمية إلى منازلهم لتأديتها.
• لذا وجب التعرف إلى الوقت: أهميته، وأنواعه، وإدارته، ومضيعاته، وسبل تحسين استثماره.

• أقسم سبحانه وتعالى بالوقت؛ لأهميته.
• الوقت مورد من الموارد الاقتصادية الهامة، وهو أنفس ما يملكه الإنسان.
• الوقت رأس مال حقيقي للفرد؛ وهو مقدار من الزمن قُدِّر لأمر ما.

الفتى يقين: لماذا انخفضت إنتاجيته؟

ولتوضيح ذلك نتناول الحالة الدراسية الآتية

• لتحقيق الهدف بكفاية وفاعلية، علينا التفكير والتخطيط والإعداد للعمل قبل المباشرة به.
• تنظيم وقت العمل يُسهم في التخلص من ظاهرة ضياعه.
• كثير من الأفراد يخافون من تنظيم أوقاتهم تحت ذرائع غير حقيقية؛ كقول بعضهم إنه يحد من حريته في اختيار ما يرغب فيه من أعمال.

• كلما زاد استثمارنا لوقت العمل بحسن إدارته، زاد مستوى الأداء في المشروع واقتربنا من تحقيق أهدافنا المرسومة.
• إدارة الوقت لا تعني القدرة على إنجاز العمل بوقت أسرع، بل إنجازه بشكله الصحيح؛ بدقة وإتقان وأقل كلفة ممكنة.

ما السبب في انخفاض إنتاجية الفتى يقين؟

هل التوقف لفترة من الزمن وإعطاء الذات فرصة للتفكير، يُعد مضيعة للوقت؟ ولماذا؟

برأيك: ما أثر تأجيل الفرد لعمل ما، في إدارته وقته، وعلى إنتاجيته في العمل؟

ما العبر المستفادة من هذه الحالة؟

قِس مهارتك في إدارة وقتك

يختلف الأفراد فيما يملكونه من مهارات؛ تبعاً للفروق الفردية بينهم ولقياس هذه المهارة، إليك النشاط الآتي

• درجات الإجابة: دائماً (5)، غالباً (4)، أحياناً (3)، نادراً (2)، أبداً (1).
• مجموع علاماتك على بنود الاستبانة يعبّر عن مستوى مهارتك في إدارة الوقت؛ من الضعيف إلى الممتاز.

• لتحسين إدارتنا الوقت: بعد تحديد أهدافنا وتدوينها بدقة، ننتبه إلى وضع الأولويات ⁨(Priorities)⁩.
• لكل منا معاييره الخاصة بذلك.

كيف يقسّم الباحثون وقت المدير؟

يُقسّم العديد من الكتاب والباحثين، الوقت كمورد اقتصادي مهم، إلى أنواع عدة من الناحية الإدارية

• الوقت الإبداعي: الذي يبذله المدير في التخطيط السنوي أو الاستراتيجي لمستقبل المشروع.
• الوقت التحضيري: الذي يُصرف في التحضير للعمل؛ من تجهيز للآلات والمعدات، أو في جمع البيانات.
• الوقت العام (غير المباشر): المبذول في حضور بعض حفلات افتتاح المؤسسات، أو الندوات أو الدورات التدريبية ذات الصلة بأعمال المشروع.
• الوقت الإنتاجي: الذي يُصرف في تنفيذ العمل نفسه من قبل الأفراد العاملين؛ أي تنفيذ ما خُطط له في الوقتين التحضيري والإبداعي.

ما الذي يضيّع وقتنا؟

الوقت لا يضيع من تلقاء نفسه، بل أنا وأنت السبب في ذلك

• مضيعات الوقت تختلف من شخص لآخر ومن عمل لآخر؛ حسب طبيعته.

• زيادة عدد العاملين عن الحد المناسب تؤدي إلى ضياع الوقت؛ فالإنسان بطبعه اجتماعي يحب تبادل الزيارات وأطراف الحديث.
• العامل الزائد عن الحاجة لا يكون عاطلاً عن العمل فحسب، بل يؤدي إلى إعاقة الأفراد الآخرين عن أداء أعمالهم واستثمار أوقاتهم.
• نقص عدد العمال يضيع الوقت في تنقلهم بين مهمة وأخرى.
• من مضيعات الوقت أيضاً:
• الاهتمام بالمسائل الروتينية قليلة الأهمية، وعلى حساب جوهر العمل،
• والنزعة التسلطية لدى مدير العمل،
• والمقاطعات في أثناء العمل، والزيارات المفاجئة،
• والتردد في اتخاذ القرارات، والخوف من ارتكاب الأخطاء.

المهم والمستعجل: أين يذهب وقتك؟

يواجه مديرو مشروعات الأعمال اليوم، مشكلة الصراع والتنافس الشديدين على وقت عملهم الخطوة الأولى في إدارة الوقت، تتمثل في معرفة كيفية توظيف الوقت

• العقبة الرئيسة لدى كثير من المديرين: تخصيص وقت كبير للقيام بأعمال غير مهمة، لا تسهم إسهاماً واضحاً في تحقيق أهداف المشروع.

• المهم والمستعجل يستحوذ على الاهتمام، لأنه يشكل ضغطاً نفسياً مع كل وقت ينقضي؛ ومع ذلك يتحتم التعامل معه.
• المهم وغير المستعجل قد يتمثل في الاجتماعات والتخطيط والتدريب؛ يؤثر في مستقبل المشروع ويمكن تأجيله.
• غير المهم والمستعجل يستحوذ على الجزء الأكبر من وقت الأفراد؛ مثل الاتصالات الهاتفية والزوار من فئة مضيعي الوقت.
• المستعجل ليس بالضرورة مهماً؛ فصفة الاستعجال آتية من ضغط الأزمة، وتضطرب بها أولويات العمل.
• ليس كل ما يعمله المدير مهماً: قد يقضي وقتاً أطول في القيام بأنشطة روتينية غير مهمة.

راجع ما تعلّمته في إدارة الذات والوقت

1. ما الوعاء لكل عمل وإنتاج في المشروع؟

• أ. الوقت.

• ب. الذات.

• ج. إدارة الوقت.

• د. إدارة الذات.

2. ما العقبة الرئيسة في إدارة الوقت؟

• أ. تخصيص وقت كبير للقيام بأعمال غير مهمة.

• ب. تخصيص وقت كبير للقيام بأعمال مهمة.

• ج. تخصيص وقت قليل، للقيام بأعمال غير مهمة.

• د. تخصيص وقت متساوٍ لأعمال المشروع كافة.

4. ما نوع الأنشطة التي لا يرغب غالبية الأفراد بتأديتها؟

• أ. الأنشطة المهمة والمستعجلة.

• ب. الأنشطة المهمة وغير المُستعجلة.

• ج. الأنشطة غير المهمة والمستعجلة.

• د. الأنشطة غير المهمة وغير المستعجلة.

س2: ماذا نقصد بكلٍّ مما يأتي:

الأولوية.

إدارة الذات.

س3: كيف يكون كل من العوامل الآتية مضيعاً للوقت الرسمي لمدير المشروع:

• أ. المكالمات الهاتفية؟

• ب. الزوار؟

س4: ما العلاقة بين إدارة الوقت وإدارة الذات؟

س5: فَسِّر تخوّف بعض الأفراد من إعداد برنامج لتنظيم وقت العمل لديهم.

س6: عَلِّل لكل مما يأتي:

• أ. تستحوذ الأنشطة المُستعجلة والمهمة، على اهتمام الأفراد في إنجازها.

• ب. يُعد التأجيل المُسَبِّب الحقيقي لظاهرة الإرباك في أداء الأعمال.