فهم دور البيانات والمعلومات في المؤسسات

من الملخص

البيانات والمعلومات وعمليات الإعداد

يفترض كثير من الناس أن البيانات والمعلومات شيء واحد، لكن لهما معنيين مختلفين. البيانات مجموعة أحرف أو أرقام أو كلمات تُجمع لغرض ما، وليس لقيمها معنى بمفردها. إذا أُعطيت الأرقام 15022007 بلا سياق فلن يتضح المقصود؛ أما إذا قُدّمت بالشكل 15/02/2007 في سياق تاريخ ميلاد فإن المعنى يظهر وتصبح معلومات. البيانات الأولية لم تُفحص ولم تُنظَّم بعد، مثل إجابات استبيان أو مخرجات واجهة نقطة بيع في سوبر ماركت. بعد التنظيم والترتيب ووضعها في سياقها تصبح معلومات يمكن للمؤسسة الاستفادة منها. نشاط الافتتاح في الكتاب يعرض السلسلة 05062010 ويطلب خمسة تمثيلات غير تاريخ الميلاد، ليوضح أن الرقم نفسه يبقى بيانات حتى يُربط بمعنى. معالجة البيانات تنظّم القيم بتنسيق قياسي في جميع الصفوف حتى يمكن تفسيرها. من أمثلة الكتاب: توحيد حالة الأحرف في الأسماء مثل Miss Amy Wu، واتفاقيات المسافات أو الواصلات لأرقام الهواتف، وكتابة «طريق» و«شارع» بدل الاختصارات، وتوحيد تسجيل التواريخ بين صيغ مثل 31-01-2023 و31/01/2023. تشمل المعالجة أيضًا تنقية البيانات بإصلاح القيم غير المكتملة أو غير الدقيقة أو المكررة أو حذفها. تكرار البيانات هو وجود قيم متكررة أو غير مطلوبة، مثل إدخال الاسم والعنوان ورقم الهاتف في نظام حجز سينما في كل زيارة. تسوية البيانات تحدد عدد الجداول وما يُخزَّن في كل جدول. في مثال مرآب السيارات يمكن فصل جدول

سؤال من بنك الأسئلة

أي مصطلح يطابق الوصف الآتي: مجموعة من الأحرف أو الأرقام أو الكلمات التي يتم جمعها لغرض ما بدون معنى حتى يتم معالجتها.

• معالجة البيانات
• المعلومات
• البيانات
• تسوية البيانات

موضوعات أخرى في الوحدة