ماهية إدارة الشراء

لماذا يحتاج كل مشروع إدارة للشراء؟

تُعدّ وظيفة الشراء من الوظائف المهمة للمشروع

• سواء كانت مادة خام، أم سلعاً تامة الصنع، أم معدات، أم أصولاً تستخدم في تسيير أعمال المشروع
• وقد يحتاج إلى خدمات متنوعة داعمة لأنشطته الإدارية والإنتاجية
• يقع على عاتقها عملية الحصول على ذلك من مصادر مختلفة، بالأسعار والكميات والجودة والوقت المناسب
• فالشراء في المشروعات الصغيرة ليس هدفاً بحد ذاته، إذ قد تُبنى عليه قرارات تؤثر على بقية أقسام المشروع وتحقيقها للأهداف

فماذا تضيف وظيفة الشراء للمشروع؟

الشراء: أكثر من طلب مواد

تتزايد أهمية وظيفة الشراء؛ كونها تحقق للمشروع ميزة تنافسية في السوق

• إذ يتم من خلالها تحقيق وفورات مادية في تكلفة الشراء، تؤدي في النهاية إلى تحقيق أكبر قدر من الأرباح
• فوظيفة الشراء ليست مجرد طلب مواد وتأمينها فحسب، بل تتضمن اتخاذ قرارات خاصة مبنية على مبدأ الكفاءة والفاعلية
• للوصول إلى أهداف المشروع، لضمان الاستمرارية والبقاء والمنافسة في السوق
• تعدد مبررات وجود إدارة متخصصة أو قسم لأعمال الشراء في المشروع

لماذا يشتري المشروع؟ ثلاثة دوافع

يحتاج كل مشروع مهما كانت طبيعة عمله، إلى شراء بعض المواد والأدوات والمستلزمات الخاصة به

• ولكن دوافع الشراء تختلف باختلاف طبيعة عمل المشروع، والهدف الذي يسعى لتحقيقه، والبيئة التي يعمل فيها
• الاستهلاك: كشراء مواد التنظيف
• إعادة البيع: الغرض الأساس للمشروع تحقيق أرباح مادية، عبر إضافة هامش ربح إلى سعر المنتج، ويشيع في المشروعات التجارية والخدمية
• التصنيع: شراء مواد خام أو سلع نصف مصنعة، بهدف تصنيعها وتحويلها لسلعة تامة الصنع، ويشيع في المشروعات الصناعية

من طلب الشراء إلى المتابعة

تتضمن وظيفة الشراء مجموعة من الخطوات المتسلسلة، التي تلخص مجمل عمل وظيفة الشراء في أي مشروع

• حيث إنها تحقق نوعاً من التوازن مع وظائف المشروع الأخرى؛ كوظيفة الإنتاج والتخزين والتمويل
• خطوات الشراء تبدأ باستلام طلبات الشراء من مختلف الأقسام في المشروع
• حيث يتطلب ذلك التحقق من حاجة تلك الأقسام وضرورة شرائها، ومن ثم توصيفها بدقة، بالتعاون بين إدارة الشراء وبقية الإدارات المستفيدة
• وتنتهي بالمتابعة لعملية الشراء؛ بهدف أخذ تصور حقيقي عن وضع المواد المشتراة، ومدى كفاءتها في تحقيق الهدف

كيف يشتري المشروع: أي أسلوب يناسبه؟

تتنوع أساليب شراء احتياجات المشروع من المواد والمستلزمات أو المنتجات تامة الصنع أو نصف المصنعة

• تبعاً لطبيعة المواد والمشتراة وظروف عمل المشروع، ونشاطه، وحجمه، وشكل ملكيته إضافة إلى شكل السوق ودرجة المنافسة فيه

مهندسان يجدان فرصة في العتمة

ما مصادر الشراء لمستلزمات ومكونات الخلايا الشمسية، الواردة في الحالة؟

أربعة أساليب للشراء

شراء السلع أو الخدمات من الأسواق المحلية، يقلل من كلفة عملية الشراء؛ بسبب سهولة الصيانة وتوفير الوقت، وتخفيض نفقات الشحن والنقل

• كما ويُسهم في بناء الاقتصاد الوطني؛ بدعم المنتج المحلي، وتعزيز قدرته التنافسية، ما يؤدي إلى ارتفاع معدلات التشغيل والحد من البطالة
• الشراء من مصادر خارجية؛ عبر الاستيراد، بحاجة إلى عملات صعبة، تتطلبها التجارة الخارجية
• وهذا يعمل على إضعاف الصناعة الوطنية؛ وبالذات شراء منتجات المستوطنات الصهيونية

• وكذلك في حالة كانت مواصفات المواد المطلوب شراؤها غير متوفرة، بشرط أن لا يتم تجهيز المواصفات ليتم الشراء من جهة محددة بعينها

• بحيث لا يقل عددهم عن ثلاثة موردين

• لحصول المشروع على الأصناف المطلوب شراؤها، بأقل الأسعار وأفضل المواصفات

• إذ يُخصص لكل متناقص صفحة خاصة به؛ لتقديم عروض المناقصات واستلامها إلكترونياً، خلال الفترة الزمنية المحددة لتقديم عروض العطاء

كيف تفاضل بين الأساليب؟

يُلقى على إدارة المشروع الصغير والمفاضلة بين أساليب الشراء المختلفة؛ لاختيار أنسبها، وبما يُحقق مصلحة المشروع

• للشراء المباشر ظروفاً تقتضيها عملية الشراء هذه، مثل شراء مواد جديدة تُطرح لأول مرة في السوق، بحيث تكون قيمة المشتريات ضمن السقف المحدد
• أو لشراء مواد اقترب رصيدها من حد الأمان؛ من أجل ضمان استمرارية تدفق عمليات الإنتاج
• وهنا قد يلجأ المشروع إلى التفاوض، عند وجود عدد محدود من الموردين

وضح أهمية وجود إدارة متخصصة للقيام بأعمال الشراء في المشروع.

رتب خطوات عملية الشراء في المشروع.

يُسهم الشراء من الأسواق المحلية في تعزيز وبناء الاقتصاد الوطني.