أتعلم قسم الاستعلامات
- يُعد قسم الاستعلامات من الأقسام المهمة في قسم إدارة الدوائر الأمامية؛ إذ يتعامل جميع النزلاء مع موظفي هذا القسم مباشرة.
- وتنبع أهمية هذا القسم من حقيقة أن خدماته للنزلاء أو الضيوف ليست منحصرة في مدة إقامتهم في الفندق وحسب، بل تمتد إلى ما قبل الوصول إلى الفندق، وأثناء الإقامة فيه وبعد مغادرته، حيث يمد جميع النزلاء بالمعلومات التي يحتاجونها، كما يساعد الموظفين.
مهمات قسم الاستعلامات ووظائفه:
- تقديم الخدمة الهاتفية، وذلك باستلام مكالمات الزبائن وتحويلها لأصحابها من نزلاء أو موظفي الفندق.
- المحافظة على سلامة الفندق ونزلائه من الأضرار، وذلك بالاتصال السريع بالجهات المختصة؛ للقضاء على حالات الطوارئ بأنواعها.
- الاستخدام السليم للأجهزة والمعدات الموجودة في القسم، والمحافظة على صيانتها، والتأكد من الجاهزية للاستخدام.
- الإسهام في زيادة مبيعات الفندق عن طريق التشويق الجيد لخدمات الفندق.
- الترويج للخدمات الأخرى، مثل: المناسبات، وفعاليات الفندق.
- الإجابة على النداءات الخارجية والداخلية في الفندق.
- إيقاظ النزلاء وفق طلباتهم.
- تقديم الخدمة البريدية للنزلاء.
- استلام رسائل النزلاء والموظفين، في حال عدم وجودهم في الفندق.
- تزويد النزلاء والضيوف بالمعلومات اللازمة، مثل: استئجار السيارات، وأرقام مكاتب السفر، ومعلومات عن معالم البلد السياحية...، إلخ.
- القيام بدور موظف العلاقات العامة، وخاصة عند التعامل مع النزلاء الذين يتذمرون من خدمات الفندق، أو من سوء تصرف بعض موظفي الفندق.
- استقبال حجوزات الزبائن في الفنادق الصغيرة؛ نظراً لعدم وجود موظف في قسم الحجوزات على مدار اليوم، أو في حال انشغال موظفي الحجوزات في الفنادق الكبيرة.
المعدات المستخدمة في قسم الاستعلامات:
- جهاز المقسم الرئيس: شبكة إلكترونية انتشرت حديثاً بمواصفات متطورة، وبوسائل مختلفة داخلية وخارجية، حيث حلّت مكان البدالة اليدوية التي كانت تعمل في السابق، ويختلف حجم هذا الجهاز وفق حجم الفندق، ويتم ربطه بوحدة الإدخال عند موظف الحسابات في المكتب الأمامي في الفنادق، التي تستخدم النظام الآلي، وبهذه الطريقة يتم تحويل أجرة المكالمات إلى حسابات النزلاء.
- جهاز الناسوخ (Fax): جهاز إرسال واستقبال الرسائل بطريقة المسح الضوئي.
- جهاز الحاسوب: لتدوين وفحص جميع المعلومات عن النزيل ضمن برامج تطبيقية مخصصة بعمل الفندق.
- لوحة المعلومات: لوحة خشبية أو معدنية توضع أمام الموظف، يُعلّق عليها الإعلانات، والتنبيهات، ومعلومات تهم الزبائن، وقد قل استخدامها مع وجود الحاسوب إلا أنها ضرورية.
- شاشات المراقبة: وهي شاشات متلفزة مربوطة بأجهزة تصوير موزعة في المناطق الضرورية والحساسة في الفندق، تُستعمل لمراقبة الحركة في الفندق.
- جهاز المناداة الصوتي: يتكون من ميكروفون مع جهاز مضخم، وموزع للصوت موصول بسماعات موزعة في أنحاء الفندق، ويُستعمل للمناداة على النزلاء بأسمائهم، والموظفين، وذلك عند الحاجة، كما يوجد في الفنادق خط اتصال مباشر بين المصاعد وقسم المقسم؛ لطلب المساعدة في حال تعطلها.