تجاوز إلى المحتوى الرئيسي
تابعنا على تيليجرامانضم

الإلمام بمهمات أمين الصندوق في المكاتب الأمامية

محاسبة المكاتب الأمامية أمين الصندوق · التدبير الفندقي والاستقبال

آخر تحديث:

محتويات الموضوع (١٩)

شرح الموضوع

القسم المسؤول عن تحصيل المستحقات المالية من الزبائن وفقاً لفواتير الخدمة للإيواء والطعام والشراب، وغيرها من الخدمات التي قُدّمت للنزيل خلال فترة إقامته في الفندق.

(1-2) الموقف التعليمي التعلّمي: الإلمام بمهمات أمين الصندوق في المكاتب الأمامية.

وصف الموقف: يرغب أمين الصندوق في أحد الفنادق في تقديم إجازة طويلة من العمل، وتم استدعاؤك للعمل في الفندق، وتولّي مهمات أمين الصندوق خلال فترة غيابه.

خطوات العملوصف الموقف الصفّيالمنهجية (استراتيجية التعلّم)الموارد
أجمع البيانات وأحلّلهاأجمع البيانات من الفندق عن: الفندق: خدماته، وتصنيفه، وعدد الغرف، وأسعار الغرف...، إلخ. أوقات وساعات الدوام، والعطل، والإجازات، والأجور، والحوافز. أجمع بيانات من أمين الصندوق عن: المهمات المطلوبة. النظام المحوسب. أجمع بيانات عن: أمين صندوق المكاتب الأمامية. محاسبة النزلاء، وطرق تسديد ودفع الحساب. العملات الأجنبية.المناقشة والحوار. البحث العلمي.الوثائق: نشرات الفندق. طلب التوظيف. دليل استخدام البرنامج المحوسب. أجهزة ومعدات: الحاسوب. طابعة. إنترنت. قرطاسية.
أخطط وأقررأصنّف البيانات الى: بيانات عامة عن الفندق، والمهمات المطلوبة من أمين صندوق المكاتب الأمامية، وعقد العمل وشروطه. بيانات تتعلّق بالموظف نفسه. بيانات تتعلّق بجهة التوظيف.المناقشة والحوار. البحث العلمي. العصف الذهني (استمطار الأفكار).الوثائق: نشرات الفندق. طلب التوظيف. عقد العمل. أجهزة ومعدات: الحاسوب. طابعة. قرطاسية.
أنفذأدوّن المعلومات العامة عن الفندق. أراقب عمل أمين الصندوق، وأدوّن مهماته الآتية: إعداد فاتورة النزيل عند المغادرة. ترحيل الفواتير إلى حسابات النزلاء. إدارة حسابات النزلاء. تزويد النزلاء بالمعلومات التي يطلبونها. استبدال العملات للنزلاء وتسجيلها. التعامل مع بطاقات الائتمان. إعداد التقارير في نهاية الوردية. حفظ صناديق الائتمان ومفاتيحها. إحصاء النقد الموجود في الصندوق والتأكد من الموازنة آخر الوردية. صرف الشيكات السياحية والشيكات الخاصة بعد التأكد من صحتها. مراقبة غرف صناديق الأمانات وعدم السماح بدخول غير المعنيين عليها.التعلّم التعاوني. المناقشة والحوار.مكتب استقبال. الحاسوب. هاتف. طابعة وماسح ضوئي. آلة حاسبة. صندوق الكاش. خزائن جانبية لحفظ ملفات النزلاء. صندوق أمانات. ماكينة بطاقات الائتمان.
أتحققأتحقق من عدد غرف الفندق والخدمات التي يقدّمها. أتأكد من إعداد فاتورة النزيل بطريقة صحيحة. أتحقق من ترحيل جميع فواتير الخدمات التي حصل عليها النزيل الى حساب النزيل. أتأكد من استخدام بطاقات الائتمان بطريقة صحيحة. أتحقق من مطابقة المبلغ الموجود في الصندوق مع ما تم تحصليه. أتحقق من مطابقة المبالغ المحصلة للفواتير الصادرة من الأقسام الأخرى في الفندق.التعلّم التعاوني. المناقشة والحوار.وثائق: طلب التوظيف. الوصف الوظيفي لأمين صندوق المكاتب الأمامية. أجهزة ومعدات: جهاز حاسوب. طابعة. صندوق أمانات. ماكينة بطاقات الائتمان.
أوثق وأقدمأوثق البيانات التي تم جمعها عن الفندق، ومهمات أمين الصندوق. أوثق البيانات المتعلّقة بعقد العمل مع الفندق. أقدم عرضاً تقديمياً عن مهمات أمين صندوق المكاتب الأمامية. أفتح ملفاً للحالة باسم: «مهمات أمين الصندوق في المكاتب الأمامية».المناقشة والحوار.الحاسوب. جهاز عرض ⁦(LCD)⁩.
أقومرضا إدارة الفندق. رضا أمين صندوق المكاتب الأمامية. رضا الزبائن.التعلّم التعاوني. المناقشة والحوار. أدوات التقويم.طلب التوظيف. الوصف الوظيفي. نماذج التقويم.

أسئلة:

  • ما أهمية معرفة أمين صندوق المكاتب الأمامية بالخدمات التي يقدّمها الفندق كافة؟
  • بيّن أهمية توخي الدقّة في عمل أمين الصندوق.

أتعلم: نظام المحاسبة

نشاط (1): تتنوع الأنظمة المحوسبة المستخدمة في عمل أمين صندوق المكاتب الأمامية من فندق لآخر، قم بالتعرّف إلى أحدها من خلال زيارة أحد الفنادق القريبة منك، أو من خلال شبكة الإنترنت، ثم ناقشه مع زملائك.

أمناء صندوق المكاتب الأمامية ⁦(F.O Cashier )⁩:

القسم المسؤول عن تحصيل المستحقات المالية من الزبائن وفقاً لفواتير الخدمة للإيواء والطعام والشراب، وغيرها من الخدمات التي قُدّمت للنزيل خلال فترة إقامته في الفندق.

مراحل عمل أمين الصندوق (الصرّاف):

  1. مرحلة ما قبل الوصول: التعامل مع نظام المحاسبة، وتسجيل المبالغ النقدية التي دفعها النزيل للتأكيد على الحجز.
  2. مرحلة الوصول: يعرض الأنواع والأسعار والضرائب المعتمدة في الفندق وفق الأنواع والأسعار المتعلّقة في الحجوزات، مثل: أسعار الغرف، أسعار الوجبات الغذائية، وإذا كانت مشمولة بسعر الغرفة أم لا، ثم تسجيل بيانات النزيل اللازمة.
  3. مرحلة الأشغال (الإقامة): حيث يقوم بتتبّع العمليات الناتجة عن استخدام النزلاء خدمات الفندق، وتسجيلها على حسابات النزلاء الرئيسة، مثل: خدمات الهاتف، وخدمات الغرف، والطعام والشراب، وخدمات المراكز الصحية، والغسيل.
  4. مرحلة المغادرة: العمل على تسديد حسابات النزلاء بطرق الدفع المختلفة، ثم يغلق الحسابات الخاصة بالنزلاء، وإخراج تقرير بذلك.

نظام المحاسبة:

نظام يجمع أنشطة الفندق كلّها ويلخصها ويسجلها في سجلات محاسبية، وتعتمد على نظام محاسبي دقيق، ومتكامل. وتستخدم معظم الفنادق هذه الأنظمة لتسوية حسابات النزلاء.

مهمات أمين صندوق المكاتب الأمامية وواجباته:

  • إعداد فاتورة النزيل عند المغادرة.
  • ترحيل الفواتير إلى حسابات النزلاء.
  • إدارة حسابات النزلاء والمحافظة على دقّتها.
  • تزويد النزلاء بالمعلومات التي يطلبونها.
  • استبدال العملات للنزلاء وتسجيلها.
  • التعامل مع بطاقات الائتمان.
  • إعداد التقارير في نهاية الوردية.
  • تحمّل مسؤولية صناديق الائتمان ومفاتيحها.
  • التعامل مع النقد في الصندوق، والتأكد من الموازنة في آخر الوردية.
  • صرف الشيكات السياحية والشيكات الخاصة بعد التأكد من صحتها.
  • مراقبة غرف صناديق الأمانات، وعدم السماح بدخول غير المعنيين عليها.

العهدة النقدية:

عند بداية وردية أمين صندوق المكاتب الأمامية يكون هناك (نقدية) في الصندوق يقوم باستلامها من أجل تسيير العمل اليومي وتبديل العملات للنزلاء، وهذه النقدية تُعد عهدة لدى أمين الصندوق.

الدورة المحاسبية للنزلاء:

تتم العمليات الحسابية في المكاتب الأمامية على أساس حسابات الزبون، والتعامل معها منذ وصول النزيل إلى مغادرته. وتمر هذه العمليات بالمراحل الآتية:

  1. فتح ملف الحساب: بمجرد وصول النزيل للفندق وإتمام إجراءات التسكين يتم فتح حساب للنزيل لدى صرّاف المكاتب الأمامية ويشمل: اسم النزيل، ورقم الغرفة، وتاريخ فتح الحساب، وطريقة الدفع التي يرغب فيها النزيل.
  2. تسجيل القيمة المالية: هنا يتم تسجيل القيمة المالية المقررة على النزيل مقابل الخدمات التي قُدّمت له، ولم يدفع قيمتها مباشرة، حيث يتم تحويلها إلى المكاتب الأمامية لتسجيلها في حساب النزيل.
  3. المراجعة الليلية: يقوم المراجع الليلي أثناء وردية العمل الليلي بمراجعة جميع العمليات المالية التي تمت خلال اليوم لجميع حسابات النزلاء، وتسجيل القيود المالية التي لم تترحل إلى حساباتهم.
  4. إغلاق الحساب: آخر خطوة في حسابات النزيل هي إغلاق حساب النزيل عند مغادرته، بدفع المبالغ المطلوبة مقابل الخدمات التي قُدّمت له وتسوية الحساب وإغلاقه، حيث تتم تسوية حسابات النزلاء بطرق الدفع الآتية:

أولاً: الدفع النقدي :

عند دفع النزيل قيمة فاتورته نقداً يكون هناك احتمالان: إما أن يتم الدفع بالعملة المحلية، أو بعملة أجنبية، وعند الدفع بالعملة المحلية يقوم أمين الصندوق بما يأتي:

  • طباعة الفاتورة وتسليمها للنزيل لمراجعتها.
  • استلام النقدية من النزيل.
  • عدّ النقدية أمام النزيل وبصوت واضح للتأكد منها.
  • تسجيل النقدية على النظام الحسابي وكشف النقدية.
  • توقيع أو ختم الفاتورة.
  • تسليم النزيل الفاتورة الأصلية.
  • شكر النزيل وتوديعه.

ثانياً: الدفع بوساطة شيك شخصي :

  • طباعة الفاتورة وتسليمها للنزيل.
  • التأكد من أن اسم النزيل مسجلاً على الشيك؛ للتأكد من أن الحساب لدى البنك للنزيل نفسه.
  • تسجيل الشيك باسم الفندق.
  • التأكد من أن المبلغ مسجلاً في الشيك، ومن نوع العملة المحرّر بها الشيك.
  • التأكد من صحة التوقيع على الشيك والتأكد من التاريخ أيضاً.
  • كتابة بيانات النزيل على ظهر الشيك، كالاسم ورقم الهوية.
  • توقيع النزيل على الفاتورة وتسليمه النسخة الأصلية منها بعد ختمها.
  • شكر النزيل وتوديعه.
  • عدم التعامل بالشيكات الشخصية إلا للنزلاء المعروفين لدى الفندق.

ثالثاً: الدفع بوساطة الشيك السياحي :

إحدى وسائل الدفع الأكثر انتشاراً في العالم؛ لما في هذه الطريقة من أمان ومحافظة على نقود النزيل من الضياع، حيث لو فُقدت هذه الشيكات يستطيع صاحبها الحصول على قيمتها دون أي تأخير. ومن ميزات هذه الشيكات أن قيمتها تُطبع عليها بمقدار العملة التي يساويها ونوع العملة، وتُطبع هذه الشيكات بعملات مختلفة، مثل: الدولار، أو اليورو... إلخ. تُصرف هذه الشيكات من البنوك بسهولة؛ لأن قيمة الشيك يكون مدفوعاً سلفاً للجهة التي أصدرتها، مثل البنوك.

الخطوات الواجب اتباعها عند استخدام النزيل للشيك السياحي:

  1. قراءة الشيك بدقّة لمعرفة نوعية النقود ومقدارها.
  2. توقيع صاحب الشيكات السياحية أمام موظف البنك عند شرائها من البنك، وتوقيعه ثانية أمام أمين الصندوق في قسم الاستقبال في الفندق، عند دفع الحساب بوساطة شيك سياحي؛ حيث لا يُقبل أي شيك سياحي تم توقيعه سابقاً؛ إذ من الممكن أن يكون الشيك مسروقاً.
  3. يجب على أمين الصندوق المقارنة بين التوقيعين: الأول والثاني، وعدم قبول صرف الشيك إن وُجد أي اختلاف بين التوقيعين.
  4. يجب على أمين الصندوق أن يكتب اسم النزيل، ورقم جواز السفر، والتاريخ، والتوقيع خلف الشيك.

رابعاً: الدفع بوساطة وكلاء السياحة والسفر ⁦(Voucher)⁩:

عَمِل التطور السياحي على أن يكون هناك اتفاقيات واتّصال بين الفنادق والمكاتب السياحية، حيث تقوم مكاتب السياحة بإعداد برامج سياحية لزبائنها، شاملة حجز غرف فندقية، وهذا الحجز يكون بناءً على الاتّفاق المبرم بين الفنادق والمكاتب السياحية، مقابل حصول مكتب السياحة على تخفيضات أو عمولة مقابل أي عملية حجز في الفندق، ويتم إرسال العملاء إلى الفندق بقسيمة صادرة من مكتب السياحة، حيث يكون موضحاً فيها ما يأتي:

  • اسم العميل أو اسم المجموعة وعدد الأعضاء فيها.
  • تاريخ الوصول.
  • تاريخ المغادرة.
  • نوع الغرفة وماذا تشمل.
  • عدد الغرف.
  • عند إجراء الحجز من قبل مكاتب السياحة يتم أيضاً تحديد كيف سيتم الدفع، مباشرة للفندق أم عن طريق مكتب السياحة.

    وعند مغادرة النزلاء من قبل المكاتب السياحية يجب على أمين الصندوق تدقيق القسيمة وفاتورة النزيل، ومراعاة ما يأتي:

  • هل تم دفع قيمة الإقامة لمكتب السياحة حتى يمكن محاسبة المكتب، واستلام المبلغ منهم؟
  • إذا كان العميل سيدفع حسابه بنفسه، فيتم طباعة الفاتورة، ويُطلب من النزيل تسديد المبلغ.

    في حالة كان سداد فاتورة النزيل على مكتب السياحة فهنا يتم طباعة فاتورتين: إحداهما بقيمة الإقامة وتُحوّل لمحاسبة المكتب، والثانية تشمل قيمة الخدمات الأخرى التي استهلكها النزيل، حيث يُطلب منه مراجعتها للتسديد. تُخصص الفنادق أسعاراً خاصة بالشركات، ويُطلق عليها اسم - ⁦Corporate Rate⁩ لاستضافة اجتماعاتهم ومؤتمراتهم، أما وكالات السياحة والسفر فتقدم لهم عروضاً وفقاً للموسم السياحي، وقد يكون عالياً، أو متوسطاً، أو ضعيفاً، ويُطلق عليه اسم - ⁦Group Rate⁩؛ بهدف استضافة المجموعات السياحية، على أن لا يقل عددهم عن 15 شخصاً، وتُحدّد الأسعار بناءً على عدد الأشخاص في الغرفة المزدوجة، وفقاً لنوع الإقامة، أما أسعار الغرف المفردة للمجموعات السياحية فيُضاف إلى سعرها مبلغ مالي، ويُطلق عليها اسم - ⁦Single Supplement⁩. كذلك تمنح الفنادق بعض وكالات السياحة والسفر امتيازات أخرى وأسعاراً تشجيعية، أو تمنحها سعراً خاصاً ثابتاً لجميع النزلاء القادمين، بغض النظر عن عدد أفراد المجموعة، أو الموسم السياحي، ويُطلق عليها اسم:

ملحوظة: في حال قام مكتب السياحة بسداد فاتورة النزيل، فإنّه يمنع على النزيل رؤية الحساب وسعر الغرفة؛ لأن سعر المكاتب السياحية يختلف عن سعر الأشخاص.

خامساً: الدفع بوساطة رسالة التغطية :

  1. قد تطلب شركة أو مؤسسة من النزيل عدم تسديد حسابه بنفسه، وإنّما تقوم بتسديد حسابه بإرسال ما يُعرف برسالة تغطية، حيث تُحدّد اسم النزيل والخدمات التي تود الشركة أن تدفعها له، ويجب أن يؤكّد أمين الصندوق في المكاتب الأمامية على النزيل الالتزام بما يوجد في الخطاب، وذلك قبل المغادرة.
  2. وفي حالة وجود نفقات أخرى لا تشملها رسالة التغطية فيجب على النزيل دفعها، وبعد ذلك تُرسل رسالة التغطية الى إدارة الحسابات لتحصيلها.

سادساً: الدفع بوساطة بطاقات الائتمان :

ومن أنواعها:

  • Visa card
  • Master card
  • American Express

    أصبحت بطاقات الائتمان الآن من أكثر طرق الدفع انتشاراً حول العالم ليس في الفنادق فحسب، وإنّما في مختلف العمليات والمشتريات التي يؤديها الشخص خلال حياته اليومية؛ لذا تحرص الفنادق على توفير هذه الخدمة لديها، وتصدر هذه البطاقات من قبل عدد من الشركات الدّولية، ويمكن الحصول عليها إما من البنوك، أو من بعض الشركات التي تستثمر أموالها في هذا النوع من الاستثمارات، حيث تحصل الشركة الصادرة على الفائدة التي تقرّرها على العميل، أو حامل البطاقة، وإنّ استخدام هذه الطريقة يتطلّب توفير جهاز استخدام بطاقات الائتمان.

وصل الدفع

NO. 003731

DO NOT WRITE IN ABOVE SPACE Room No:................

Name :............. Amount:.................

Total Amount

Signature:...................................................

عند استخدام بطاقات الائتمان لعملية الدفع، يلزم على أمين الصندوق القيام بما يأتي:

  • طباعة فاتورة النزيل وتسليمها له.
  • استلام البطاقة من النزيل والتأكد من ملكية النزيل للبطاقة، وأنّها غير مسروقة؛ وذلك من خلال الاسم الموجود على البطاقة، ومطابقتها بهوية النزيل.
  • التأكد من سريان مفعول تاريخ البطاقة.
  • استخدام البطاقة بالجهاز المخصص لها.
  • تسليم النزيل الوصل المطبوع من ماكينة بطاقة الائتمان، وتوقيعه عليها وعلى الفاتورة.
  • مطابقة توقيع النزيل على الوصل والفاتورة للتوقيع الذي يوجد على بطاقة الائتمان.
  • تسليم النزيل البطاقة والتأكد من قبول العملية.

أسس المحاسبة في المكاتب الأمامية:

  • الرقابة: يجب مراقبة، ومتابعة، ومراجعة العمليات الحسابية، والترحيل الحسابي، وتسجيل القيود لمنع عمليات السرقة والاختلاس.
  • التسجيل الدقيق للقيم المالية: توخي الدقّة والحذر أثناء تسجيل القيود لتجنب حدوث الأخطاء أثناء الترحيل، وأيضاً عدم التأثير على الحسابات والتقارير التي يجب أن نعدها فيما بعد.
  • إعداد التقارير الإحصائية للعمليات الحسابية: إنّ العمليات الحسابية تتطلّب إعداد تقارير مفصلة لتوضيح النقدية؛ ما يساعد الإدارة على الوقوف على الوضع المالي، والمساعدة في اتّخاذ القرارات، والتي يتم تزويدها من ضمن قسم الحسابات.

ترحيل قيم الخدمات:

دورة النزيل: ويُقصد بها جميع المعاملات المالية التي لا بد من القيام بها من خلال دورة النزيل في الفندق والتي تتمثل فيما يأتي:

  1. سعر الغرفة: سعر الغرفة في الليلة، ويجب أن يُسجّل هذا السعر في حساب النزيل كل ليلة يقضيها في الفندق.
  2. المطعم: يتم تسجيل جميع الفواتير التي تكون باسم النزيل، أو رقم غرفته عند تواجده بمطاعم الفندق، فتُرحّل على حساب النزيل، علماً أنّه يجب التوقيع على فاتورة الطعام الذي تناوله.
  3. المشروبات: تسجيل المشروبات التي يطلبها الضيف عن طريق قسم خدمة الغرف، أو من المقاهي التي توجد في مرافق الفندق، وتحويل فواتير الحساب إلى المكاتب الأمامية لتضاف إلى حساب النزيل.
  4. الهاتف: استخدام النزيل لخدمة الهاتف، وإجراء اتّصال يتطلّب مقابل ذلك مبلغاً مالياً، ويُضاف إلى حساب النزيل.

⁦Telephone Charge⁩ فاتورة مكالمة هاتفية

⁦Date⁩:................................... ⁦Room No⁩: ........................... ⁦Name⁩:................................. ⁦Time⁩:................................... ⁦Called No⁩:........................... ⁦place Called⁩:....................... ⁦Charge⁩:............................... ⁦Signed By⁩:.......................... (غرفة رقم، الوقت، التاريخ، الاسم، المكان المطلوب، الرقم المطلوب، التكلفة، التوقيع)

علاقة أمين الصندوق بقسم المحاسبة:

  • الإشراف والرقابة بشكل دوري من قبل قسم المحاسبة على محتويات الصندوق من نقد وعملات أجنبية.
  • تسليم النقد لقسم المحاسبة في نهاية وردية أمين الصندوق.
  • تزويد أمين الصندوق بالمبالغ النقدية لتسهل أعماله.
  • تحويل الدفعات النقدية الكبيرة مباشرة إلى قسم المحاسبة.

    ملحوظة: يعطي أمين الصندوق الانطباع الأخير عن الفندق ⁦(Last Impression)⁩، من خلال تعامله مع النزلاء، ويعطي صورة مشرقة مميّزة عن الفندق قبل مغادرة النزيل.

أنواع السجلات التي يتم التعامل بها مع الزبائن والموظفين في المكاتب الأمامية:

السجل ⁦(Folio)⁩: ملف يتم ترحيل كل قيم الخدمات التي حصل عليها الضيف أو الموظف؛ أي كشف حساب.

  1. السجل الرئيسي ⁦(Master Folios)⁩: الفواتير التي يستلمها أمين الصندوق في الدوائر الأمامية لمجموعة من الضيوف، أو حتى عدد من الغرف، وتُستخدم هذه الفواتير للمجموعات السياحية، وأيضاً يقوم أمين الصندوق بتسجيل الخدمات المقدّمة للمجموعة السياحية على الفاتورة، ثم تُجمع وتُرصد على حساب المكتب السياحي ليقوم بتسديدها وفق الاتّفاق المسبق مع إدارة الفندق.
  2. سجل النزلاء المقيمين ⁦(Guest Folios)⁩: الفواتير التي يستلمها أمين الصندوق، والتي تكون بأسماء النزلاء عند بدء إقامتهم، وتُغلق الفواتير عند سداد النزلاء حساباتهم.
  3. سجل الضيوف غير المقيمين ⁦(Non-Guest Folios)⁩: تُرسل هذه الفواتير للأشخاص أو الشركات التي تتعامل مع الفندق، وتستخدم مرافقه وخدماته، وتدفع إلى الفندق وفق الاتفاق المسبق، ويُطلق عليها الفواتير المعلّقة غير المسددة ⁦(Standing Folios)⁩.
  4. فواتير الموظفين ⁦(Employees Folios)⁩: الفواتير التي تُفتح بأسماء الموظفين نتيجة استخدامهم الشخصي لخدمات الفندق، وعادة ما تكون هذه الخدمات بأسعار مخفضة كنوع من الامتيازات التي تُمنح للموظف، حيث إنّها تُسدّد من رواتبهم نهاية الشهر، أو يدفعها نقداً.

النماذج والقسائم التي تُستخدم في قسم المكاتب الأمامية من طرف أمين الصندوق:

  1. سند الدفع: عند قيام النزيل بالحصول على مشتريات من خارج الفندق، يقوم أمين الصندوق بدفع هذه المبالغ، إذا طلب النزيل ذلك، مثل دفع أجرة تكسي، أو دفع ثمن باقة من الزهور، أو شراء علب سجائر في بعض الأحيان، وفي هذه الحالات يطلب النزيل من أمين الصندوق دفع هذه الفواتير من العهدة النقدية، وأن يضيفها فيما بعد على حساب النزيل الرئيسي في الفندق، وبعد ذلك يحرّر أمين الصندوق سند دفع، ويوقّع النزيل عليه بعد تسجيل كامل المعلومات، ثم يضيفه على حساب النزيل الرئيسي، حيث إنّ سند الدفع يحتوي على معلومات، مثل: اسم الفندق، والرقم التسلسلي، التاريخ، واسم النزيل ورقم غرفته، وقيمة المبلغ بالأرقام والحروف، وتوقيع أمين الصندوق والضيف.
  2. قسيمة تصحيح حساب: هناك عدّة قسائم مالية في المكاتب الأمامية، وتُعد هذه القسائم مهمة في رصد العمليات التي تحدث على حسابات النزلاء وتوثيقها، وتُستخدم هذه القسيمة عند وجود خطأ ما في الحساب، ويُفضّل تعديل هذا الخطأ في اليوم نفسه، وقبل عملية التدقيق الليلي، ويتم من خلالها توثيق عمليات تعديل الخطأ، ويوقّع عليها أحد الأشخاص المفوضين في ذلك.
  3. قسيمة المصروفات النثرية: تقوم بعض إدارات الفنادق بتخصيص مبلغ مالي؛ يهدف شراء المستلزمات نقداً للأقسام الأخرى في الفندق، في حالة عدم إمكانية فتح المستودعات في أوقات متأخرة من الليل، أو الحالات المستعجلة، حيث يقوم أمين الصندوق بتحرير قسيمة المصروفات النثرية وتوثيقها عند دفع أي مبلغ من المال جرّاء ذلك، وبعد ذلك تُسجّل المصروفات النثرية في سجل خاص يُسمى سجل المصروفات النثرية.
  4. قسيمة الخصومات: يستخدم أمين الصندوق قسيمة الخصم لإجراء خصم معيّن على فاتورة النزلاء، ومن أسباب الخصم:
  • عدم رضاء النزيل عن خدمة ما داخل الفندق.
  • رفض النزيل دفع جزء من فاتورته بحجة أنّه لم يستخدم الخدمات المدوّنة على الفاتورة.
  • إضافة قيمة فاتورة لنزيل آخر بشكل خاطئ، وفي حال صعوبة تعديل ذلك يقوم أمين الصندوق بعمل الخصم.
  1. سند القبض: عند استلام أي مبلغ في المكاتب الأمامية يقوم أمين الصندوق بتحرير سند القبض، ويُعد سند القبض وثيقة تثبت عملية استلام النقد من قبل أمين الصندوق، وبما أن سند القبض يتكون من ثلاث نسخ، يتم تسليم النسخة الأولى البيضاء للنزيل، أما النسخة الثانية الصفراء فتسلّم مع المبلغ المستلم إلى قسم المحاسبة، والنسخة الثالثة الزهرية يُحتفظ بها في دفتر سندات القبض لأغراض التدقيق والمراجعة.

    ملحوظة: عند كتابة سندات القبض أو تحريرها للنزلاء يجب مراعاة الرقم التسلسلي الذي يكون على سند القبض؛ وذلك لتسهيل عملية المراجعة، وطباعة الدفاتر بشكل قانوني ودوري.

سند قبض ⁦Receipt Voucher⁩ استلمنا من المكرم / ⁦Received from⁩ مبلغ وقدره / ⁦Amount of⁩ نقداً / ⁦Cash [ ]⁩ شيك رقم / ⁦Cheque No. ⁩............ على بنك / ⁦Bank ⁩............. وذلك من / ⁦for ⁩............. المحاسب / .................... المستلم / ....................

  1. قسيمة تحويل الحساب: تحويل كامل حساب أحد النزلاء إلى حساب نزيل آخر وفق الطلب، وتكفل النزيل في ذلك، أو تحويل جزء من قيمة فاتورة خدمة داخل الفندق إلى حساب نزيل آخر، مثل فاتورة المطعم أو المغسلة.

    وكما تعلّمنا في الوحدة السابقة أن هناك أنواعاً عدّة من الإقامات، فهناك أيضاً إقامات إضافية يجب على أمين الصندوق الإلمام بها حتى يتسنّى له معرفة كيفية التعامل مع حساباتهم، ومنها:

  • الإقامة الشاملة ⁦(All Inclusive)⁩.
  • الإقامة المجانية ⁦(Complimentary)⁩.
  • الإقامة اليومية ⁦(Day Use)⁩.

العملات المستخدمة في الفنادق: من المتعارف عليه أن أغلب النزلاء في الفنادق من خارج البلاد، ووجهات مختلفة، فأصبح من الضروري توفير خدمات، ومنها العملة النقدية؛ لتسهيل إقامتهم في الفندق. ومن خلال تبديل العملات أيضاً نقوم بإدخال إيرادات للفندق، حيث إن أسعار تبديل العملات في الفنادق تكون أقل من سعر الصرافين والبنوك المحلية؛ ما يحقق أرباحاً للفندق. ويستحسن أن يعرض الفندق لوحة تبين أسعار الصرف، وتبديل العملات عند مكتب أمين الصندوق؛ حتى يتسنى للنزيل معرفة الأسعار قبل التبديل. ومن الأمثلة على ذلك:

Currency Nameاسم العملةرمز العملة
US Dollarالدولار الأمريكي$
EURيورو€
Swiss Francالفرنك السويسريCHF
Jordanian Dinerالدينار الاردنيJD
UAE Dirhamالدرهم الاماراتيAED
ILSالشيكلNis
GB Poundالجنيه الاسترليني£

وعلى أمين الصندوق أن يحرر نموذج تبديل العملة بعد إعلام الضيف بسعر الصرف، ثم التأكد أن العملة سليمة وغير مزورة. ويحتوي نموذج تبديل العملات على معلومات مهمة، مثل: اسم النزيل، ونوع العملة، وسعر الصرف، والمجموع، وتوقيع أمين الصندوق، وتوقيع الزبون. ويتم عمل وتجهيز ثلاث نسخ من النموذج الأولى للنزيل، والثانية ترسل لقسم المحاسبة مرفقة مع العملة الأجنبية، والثالثة تحفظ في الدفتر لأغراض التدقيق والمراجعة. ملحوظة: لا يسمح للفندق بتبديل العملة المحلية إلى عملة أجنبية؛ وذلك لأن الفندق لا يقدم خدمات مصرفية، فقط يمكنه تبديل العملات الأجنبية إلى محلية لتسهيل إقامة النزلاء.

نشاط (2): بالعودة إلى شبكة الإنترنت، تعرف إلى عملات الدول العربية والأجنبية، وقدم عرضاً يشمل الدولة والعملة المحلية والأجنبية، وصورة العملة، ورمزها، ثم ناقش ما توصلت إليه مع الزملاء.

تعريفات أساسية

السجل

ملف يتم ترحيل كل قيم الخدمات التي حصل عليها الضيف أو الموظف؛ أي كشف حساب

السجل الرئيسي

الفواتير التي يستلمها أمين الصندوق في الدوائر الأمامية لمجموعة من الضيوف، أو حتى عدد من الغرف، وتُستخدم هذه الفواتير للمجموعات السياحية، وأيضاً يقوم أمين الصندوق بتسجيل الخدمات المقدّمة للمجموعة السياحية على الفاتورة، ثم تُجمع وتُرصد على حساب المكتب السياحي ليقوم بتسديدها وفق الاتّفاق المسبق مع إدارة الفندق

سجل النزلاء المقيمين

الفواتير التي يستلمها أمين الصندوق، والتي تكون بأسماء النزلاء عند بدء إقامتهم، وتُغلق الفواتير عند سداد النزلاء حساباتهم

فواتير الموظفين

الفواتير التي تُفتح بأسماء الموظفين نتيجة استخدامهم الشخصي لخدمات الفندق، وعادة ما تكون هذه الخدمات بأسعار مخفضة كنوع من الامتيازات التي تُمنح للموظف، حيث إنّها تُسدّد من رواتبهم نهاية الشهر، أو يدفعها نقداً

معاينة موضوع «الإلمام بمهمات أمين الصندوق في المكاتب الأمامية» من وحدة «محاسبة المكاتب الأمامية أمين الصندوق» في مادة التدبير الفندقي والاستقبال. أقسام الشرح: ٢٤، التعريفات: ٤.

المصدر: وزارة التربية والتعليم، الإلمام بمهمات أمين الصندوق في المكاتب الأمامية (ص ٤١–٥١)

موضوعات أخرى في الوحدة

تابع الدراسة