مراحل عمل أمين الصندوق (الصرّاف):
- مرحلة ما قبل الوصول: التعامل مع نظام المحاسبة، وتسجيل المبالغ النقدية التي دفعها النزيل للتأكيد على الحجز.
- مرحلة الوصول: يعرض الأنواع والأسعار والضرائب المعتمدة في الفندق وفق الأنواع والأسعار المتعلّقة في الحجوزات، مثل: أسعار الغرف، أسعار الوجبات الغذائية، وإذا كانت مشمولة بسعر الغرفة أم لا، ثم تسجيل بيانات النزيل اللازمة.
- مرحلة الأشغال (الإقامة): حيث يقوم بتتبّع العمليات الناتجة عن استخدام النزلاء خدمات الفندق، وتسجيلها على حسابات النزلاء الرئيسة، مثل: خدمات الهاتف، وخدمات الغرف، والطعام والشراب، وخدمات المراكز الصحية، والغسيل.
- مرحلة المغادرة: العمل على تسديد حسابات النزلاء بطرق الدفع المختلفة، ثم يغلق الحسابات الخاصة بالنزلاء، وإخراج تقرير بذلك.
الدورة المحاسبية للنزلاء:
- فتح ملف الحساب: بمجرد وصول النزيل للفندق وإتمام إجراءات التسكين يتم فتح حساب للنزيل لدى صرّاف المكاتب الأمامية ويشمل: اسم النزيل، ورقم الغرفة، وتاريخ فتح الحساب، وطريقة الدفع التي يرغب فيها النزيل.
- تسجيل القيمة المالية: هنا يتم تسجيل القيمة المالية المقررة على النزيل مقابل الخدمات التي قُدّمت له، ولم يدفع قيمتها مباشرة، حيث يتم تحويلها إلى المكاتب الأمامية لتسجيلها في حساب النزيل.
- المراجعة الليلية: يقوم المراجع الليلي أثناء وردية العمل الليلي بمراجعة جميع العمليات المالية التي تمت خلال اليوم لجميع حسابات النزلاء، وتسجيل القيود المالية التي لم تترحل إلى حساباتهم.
- إغلاق الحساب: آخر خطوة في حسابات النزيل هي إغلاق حساب النزيل عند مغادرته، بدفع المبالغ المطلوبة مقابل الخدمات التي قُدّمت له وتسوية الحساب وإغلاقه، حيث تتم تسوية حسابات النزلاء بطرق الدفع الآتية:
الخطوات الواجب اتباعها عند استخدام النزيل للشيك السياحي:
- قراءة الشيك بدقّة لمعرفة نوعية النقود ومقدارها.
- توقيع صاحب الشيكات السياحية أمام موظف البنك عند شرائها من البنك، وتوقيعه ثانية أمام أمين الصندوق في قسم الاستقبال في الفندق، عند دفع الحساب بوساطة شيك سياحي؛ حيث لا يُقبل أي شيك سياحي تم توقيعه سابقاً؛ إذ من الممكن أن يكون الشيك مسروقاً.
- يجب على أمين الصندوق المقارنة بين التوقيعين: الأول والثاني، وعدم قبول صرف الشيك إن وُجد أي اختلاف بين التوقيعين.
- يجب على أمين الصندوق أن يكتب اسم النزيل، ورقم جواز السفر، والتاريخ، والتوقيع خلف الشيك.
الدفع بوساطة رسالة التغطية:
- قد تطلب شركة أو مؤسسة من النزيل عدم تسديد حسابه بنفسه، وإنّما تقوم بتسديد حسابه بإرسال ما يُعرف برسالة تغطية، حيث تُحدّد اسم النزيل والخدمات التي تود الشركة أن تدفعها له، ويجب أن يؤكّد أمين الصندوق في المكاتب الأمامية على النزيل الالتزام بما يوجد في الخطاب، وذلك قبل المغادرة.
- وفي حالة وجود نفقات أخرى لا تشملها رسالة التغطية فيجب على النزيل دفعها، وبعد ذلك تُرسل رسالة التغطية الى إدارة الحسابات لتحصيلها.
أسس المحاسبة في المكاتب الأمامية:
- الرقابة: يجب مراقبة، ومتابعة، ومراجعة العمليات الحسابية، والترحيل الحسابي، وتسجيل القيود لمنع عمليات السرقة والاختلاس.
- التسجيل الدقيق للقيم المالية: توخي الدقّة والحذر أثناء تسجيل القيود لتجنب حدوث الأخطاء أثناء الترحيل، وأيضاً عدم التأثير على الحسابات والتقارير التي يجب أن نعدها فيما بعد.
ترحيل قيم الخدمات:
- سعر الغرفة: سعر الغرفة في الليلة، ويجب أن يُسجّل هذا السعر في حساب النزيل كل ليلة يقضيها في الفندق.
- المطعم: يتم تسجيل جميع الفواتير التي تكون باسم النزيل، أو رقم غرفته عند تواجده بمطاعم الفندق، فتُرحّل على حساب النزيل، علماً أنّه يجب التوقيع على فاتورة الطعام الذي تناوله.
- المشروبات: تسجيل المشروبات التي يطلبها الضيف عن طريق قسم خدمة الغرف، أو من المقاهي التي توجد في مرافق الفندق، وتحويل فواتير الحساب إلى المكاتب الأمامية لتضاف إلى حساب النزيل.
- الهاتف: استخدام النزيل لخدمة الهاتف، وإجراء اتّصال يتطلّب مقابل ذلك مبلغاً مالياً، ويُضاف إلى حساب النزيل.
أنواع السجلات التي يتم التعامل بها مع الزبائن والموظفين في المكاتب الأمامية:
- السجل الرئيسي (Master Folios): الفواتير التي يستلمها أمين الصندوق في الدوائر الأمامية لمجموعة من الضيوف، أو حتى عدد من الغرف، وتُستخدم هذه الفواتير للمجموعات السياحية، وأيضاً يقوم أمين الصندوق بتسجيل الخدمات المقدّمة للمجموعة السياحية على الفاتورة، ثم تُجمع وتُرصد على حساب المكتب السياحي ليقوم بتسديدها وفق الاتّفاق المسبق مع إدارة الفندق.
- سجل النزلاء المقيمين (Guest Folios): الفواتير التي يستلمها أمين الصندوق، والتي تكون بأسماء النزلاء عند بدء إقامتهم، وتُغلق الفواتير عند سداد النزلاء حساباتهم.
- سجل الضيوف غير المقيمين (Non-Guest Folios): تُرسل هذه الفواتير للأشخاص أو الشركات التي تتعامل مع الفندق، وتستخدم مرافقه وخدماته، وتدفع إلى الفندق وفق الاتفاق المسبق، ويُطلق عليها الفواتير المعلّقة غير المسددة (Standing Folios).
- فواتير الموظفين (Employees Folios): الفواتير التي تُفتح بأسماء الموظفين نتيجة استخدامهم الشخصي لخدمات الفندق، وعادة ما تكون هذه الخدمات بأسعار مخفضة كنوع من الامتيازات التي تُمنح للموظف، حيث إنّها تُسدّد من رواتبهم نهاية الشهر، أو يدفعها نقداً.
النماذج والقسائم التي تُستخدم في قسم المكاتب الأمامية من طرف أمين الصندوق:
- سند الدفع: عند قيام النزيل بالحصول على مشتريات من خارج الفندق، يقوم أمين الصندوق بدفع هذه المبالغ، إذا طلب النزيل ذلك، مثل دفع أجرة تكسي، أو دفع ثمن باقة من الزهور، أو شراء علب سجائر في بعض الأحيان، وفي هذه الحالات يطلب النزيل من أمين الصندوق دفع هذه الفواتير من العهدة النقدية، وأن يضيفها فيما بعد على حساب النزيل الرئيسي في الفندق، وبعد ذلك يحرّر أمين الصندوق سند دفع، ويوقّع النزيل عليه بعد تسجيل كامل المعلومات، ثم يضيفه على حساب النزيل الرئيسي، حيث إنّ سند الدفع يحتوي على معلومات، مثل: اسم الفندق، والرقم التسلسلي، التاريخ، واسم النزيل ورقم غرفته، وقيمة المبلغ بالأرقام والحروف، وتوقيع أمين الصندوق والضيف.
- قسيمة تصحيح حساب: هناك عدّة قسائم مالية في المكاتب الأمامية، وتُعد هذه القسائم مهمة في رصد العمليات التي تحدث على حسابات النزلاء وتوثيقها، وتُستخدم هذه القسيمة عند وجود خطأ ما في الحساب، ويُفضّل تعديل هذا الخطأ في اليوم نفسه، وقبل عملية التدقيق الليلي، ويتم من خلالها توثيق عمليات تعديل الخطأ، ويوقّع عليها أحد الأشخاص المفوضين في ذلك.
- قسيمة المصروفات النثرية: تقوم بعض إدارات الفنادق بتخصيص مبلغ مالي؛ يهدف شراء المستلزمات نقداً للأقسام الأخرى في الفندق، في حالة عدم إمكانية فتح المستودعات في أوقات متأخرة من الليل، أو الحالات المستعجلة، حيث يقوم أمين الصندوق بتحرير قسيمة المصروفات النثرية وتوثيقها عند دفع أي مبلغ من المال جرّاء ذلك، وبعد ذلك تُسجّل المصروفات النثرية في سجل خاص يُسمى سجل المصروفات النثرية.
- قسيمة الخصومات: يستخدم أمين الصندوق قسيمة الخصم لإجراء خصم معيّن على فاتورة النزلاء، ومن أسباب الخصم:
- سند القبض: عند استلام أي مبلغ في المكاتب الأمامية يقوم أمين الصندوق بتحرير سند القبض، ويُعد سند القبض وثيقة تثبت عملية استلام النقد من قبل أمين الصندوق، وبما أن سند القبض يتكون من ثلاث نسخ، يتم تسليم النسخة الأولى البيضاء للنزيل، أما النسخة الثانية الصفراء فتسلّم مع المبلغ المستلم إلى قسم المحاسبة، والنسخة الثالثة الزهرية يُحتفظ بها في دفتر سندات القبض لأغراض التدقيق والمراجعة.
- قسيمة تحويل الحساب: تحويل كامل حساب أحد النزلاء إلى حساب نزيل آخر وفق الطلب، وتكفل النزيل في ذلك، أو تحويل جزء من قيمة فاتورة خدمة داخل الفندق إلى حساب نزيل آخر، مثل فاتورة المطعم أو المغسلة.
